Actuacions diàries

1. Memoràndum

Dilluns, dimarts i dimecres.

1. 1. Seleccionar una llista buida i crear-ne una de nova utilitzant la llista guardada Duplicats – Inactius. Nom de la llista: No esborreu - Duplicats ddmmaa

   2. Dilluns - Nova llista: Duplicats – Inactius sense la última fila (Bibliogràfico Camp MARC 909 diferent que “”)

   3. Comparar amb excel si el nombre total és diferent. En el cas que hi hagi diferència de nombre de registres, avisar institucions de registre sense 909. Si és igual buidar la llista creada al pas 2 (compte, no esborrar!)

   4. Dues llistes noves buides fent revisió de la primera (Duplicats – Inactius)

      1. Duplicats Mapes (Llista guardada)

      2. Duplicats de Patrimoni (Llista guardada)

   5. Apuntar a l’excel d’estadístiques els resultats.

   6. Exportar des de la barra superior (exportació guardada 11). Guardar com a inactiusyymmdd (carpeta personal).

   7. Importar dades a excel

      1. Datos > Desde texto > Seleccionar inactiusyymmdd > Marcar delimitados i origen de l'arxiu en Unicode (UTF-8) > Marcar com a separador "Otro: #" > Finalitzar

      2. Copiar les tres primeres columnes (909, nº registre i 245|a) en l'excel model. La columna ubicació situar-la en la columna de la institució u13 i en la última columna de l'excel model. Mantenir el format de les files de forma que el núm. registre bo quedi en blau i el registre esborrat en vermell. Copiar i enganxar la fila del nom es les institucions de forma que es pugui observar les sigles correctament en tot moment per situar les X de forma senzilla.

      3. Seleccionar el contingut de la taula, Ordenar y filtrar > Orden personalizado > Ordernar por Columna B, según valores, criterio A a Z. Si algun dels bibid contenia un "." al inici quedarà a la part superior, eliminar el punt i tornar a ordenar.

      4. Situar-nos en la cel·la inferior just de les sigles de la UB. Vista > Inmovilizar > Inmovilizar paneles.

      5. Guardar como: Control_registres_esborrats_yymmdd (enviar a pau.masot@csuc.cat)

   8. Seleccionar les columnes B i C, únicament els bibid, copiar i enganxar en un nou excel:

      1. Guardar como a: Biblioteques, Informació i Documentació > COMU > Memoràndum_CSV

      2. Seleccionar tipus CSV (delimitado por comas) a format d'arxiu.

      3. Guardar amb el següent nom: yymmdd_pdt

   9. Canviar BCodigo 3 d’Inactiu a Delete.

      1. Al Millennium, accedir a "Actualización Global".

      2. Canviar a "Revisión" i seleccionar la llista que s'ha creat en un inici. Ex. No esborreu - Duplicats 05.08.2016. Li donem a "Buscar".

      3. Es canvia a la pestanya "2. Introducir comando". "Cambiar campo fijo", es selecciona B Codigo 3, buscar "c Inactivo" i reemplaçar per "d DELETE".

      4. Anar a vista preliminar, comprovar que els canvis s'apliquen i "Procesar".

      5. D'aquesta forma ens assegurem que al fer el nou llistat al dia següent evitarem els inactius que ja hem enviat.

   10. Enviar mail a ccuccat@csuc.cat, adjuntant el fitxer excel creat.

       Plantilla del correu:

Benvolguts,

Us adjuntem els registres unificats que impliquen una 001 diferent al vostre catàleg local.

Fins aviat,

*Ubicacions "m". En el cas de trobar-nos amb una ubicació "m" (holding GEPA), cal transferir el holding del registre accedint a Sumari > Editar > Transferir associat (tenint els dos registres oberts permetrà seleccionar l'altre registre per transferir el hòlding)

Dilluns

Els divendres s'esborren els registres que hem posat en delete el dilluns, dimarts i dimecres, ja que donem un temps de marge a que les institucions pugin revisar que estigui tot correcte, si rebem algun avís s'ha de comprovar la fusió i valorar si era correcta o no, en cas de no ser-ho s'ha de tornar enrere deixant el registre sense B Codigo 3, esborrant del fitxer guardat a Memorandum_CSV la fila que correspon al bibid a esborrar i comunicar a la institució que la fusió s'ha tornat enrere.

Si no es rep cap avís, cap al final del divendres ja es poden esborrar els registres, per fer-ho cal seguir els següents passos:

1. 1. Accedir a http://oden.cbuc.cat/memorandum/htdocs/login.htm, fer log-in amb usuari "admin" i password "cbuc".

   2. Entrar a "Pujar fitxers identificadors"

   3. Seleccionar un per un els fitxers pujats a la carpeta Memorandum_CSV amb el nom yymmdd_pdt, però eliminant la part "_pdt" abans de pujar-los.

   4. Un cop finalitzat tornar al inici de l'eina i desconnectar.

   5. Crear còpies de seguretat de les llistes que seran esborrades accedint a "Intercanvi Dades"

      1. Seleccionar Create C. Output file amb nom yymmddmemorandum i seleccionar una per una les files, guardant-les amb el seu nom, relacionat amb el dia, corresponent.

      2. Seleccionar el fitxer creat de la llista i enviar a Biblioteques, Informació i Documentació > CCUC > Lligams > ESBORRATS. Guardar els fitxers en aquesta direcció.

   6. Finalment cal accedir a Millennium, en el menú lateral es pot trobar "Borrar registros", accedir i seleccionar les llistes que contenen els registres a ser esborrats.

2. Llistes

1. Llançar la consulta guardada "DELETE sense 909". 

BIBLIOGRÀFIC  Bib Codi 3  igual a  "d"    AND BIBLIOGRÀFIC  Data Actualització  inferior o igual a  "18-05-2017"    AND BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 909  igual a  ""

Amb els resultats obtinguts anem a "Actualizació Global", i mitjançant la revisió de la llista creada:

1. 1. Commuto per ubicació (Conmutar > BIBLIOGRÁFICO Campos fijos > Ubicación) i miro si hi ha alguna ubicació multi. (miro qui ho ha fet i parlo amb ella)

*En el cas que hi hagi registres amb ubicació multi mirem mitjançant l'informe "Històric del registre" qui ha sigut la institució que ha modificat per últim cop el registre i posar-nos en contacte amb ella per tal que ho comprovin i facin els canvis pertinents. Si es dóna aquest cas s'haurà d'apuntar el bib id del registre o registres implicats i eliminar-los de la llista 1abans de fer la còpia de seguretat i esborrar.

b. Guardo còpia seguretat i després esborro.

Per guardar còpia de seguretat anar a "Intercanvi de dades > Create C", seleccionar revisió de la llista de deletes creada anteriorment. Tancar finestra, seleccionar el fitxer .out creat i guardar utilitzant Put PC a "Arxiu > A1CCUC > Lligams > Esborrats" sota el nom AAMMDDdelete.out

Un cop guardat esborrar registres des de la funció Esborrar registres, elegir la llista des de revisió i seleccionar la primera opció: Només esborrar els registres de la llista (BIBLIOGRÀFIC) (si no tenen registres associats)

2. Fer la llista 1 (del aut). 

Aquesta llista recupera els registres d'autoritat en delete, es realitza cada divendres i es recomana esborrar les plantilles o registres en blanc un cop completada. Passar un correu a cada institució amb els seus registres d'autoritat implicats per tal que se'ns comuniqui quins poden ser esborrats. Es donarà de marge una setmana.

La consulta d'aquesta llista és la següent:

(Canviar tipus de registre a Autoritat) AUTORITAT  Estat  igual a  "d"    AND AUTORITAT  Data Actualització  entre  "14-07-2017"and "20-07-2017"

3. Llançar la consulta guardada "CSUC Holdings"

Aquesta llista recupera els holdings en delete. S'esborra directament al fer la llista. És pot fer un cop a la setmana, per exemple divendres, ja que no acostuma a haver-hi un gran nombre de holdings a esborrar.

La consulta d'aquesta llista és la següent:

(Canviar tipus de registre a FONS) FONS  Sèrie Codi 4  igual a  "d"

4. Llançar la consulta guardada "CSUC 856"

Aquesta consulta ens retornarà els registres amb URL d’accés lliure però sense indicar el |zAccés lliure. Per tant, en els registres que es recuperin s’haurà de situar "|zAccés lliure" davant de |u en l'etiqueta 856. Es pot fer el divendres igual que els holdings.

La consulta d'aquesta llista és la següent:

BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 856  comença per  "|u"    AND BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 856|z  igual a  ""

6. Fer la llista 11 (No esborrar: Reg. sense Ubicació / 917).

Utilitzar cerca existent 11 o consulta:

BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 940  diferent de  ""    AND BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 917  igual a  ""    AND BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 918  igual a  ""    AND BIBLIOGRÀFIC  Localitzacions  not exist      AND (BIBLIOGRÀFIC  Ubicació  igual a  "none"    OR BIBLIOGRÀFIC  Localització  igual a  "")    AND BIBLIOGRÀFIC  Bib Codi 3  diferent de  "d"    AND BIBLIOGRÀFIC  Bib Codi 3  diferent de  "n"    AND BIBLIOGRÀFIC  Bib Codi 3  diferent de  "r"    AND BIBLIOGRÀFIC  Data Creació  inferior o igual a  "18-07-2017"

*A la data posar sempre el dia anterior a l'actual.

Un cop completada la llista 10 revisar els registres que hi apareixen. Existeixen dues casuístiques:

1. Registres amb etiqueta 940 d'una institució. En aquests casos cal cercar en els catàlegs locals el registre corresponent, anar a la seva visualització en MARC21 i, en el cas de coincidir l'etiqueta 001, afegir la ubicació al registre del CCUC. Si no es troba en el catàleg local de la institució enviar un mail fent un avís per tal que ho revisin.

2. Registres sense etiqueta 917. En aquests casos els registres no tenen etiqueta 917 per identificar la institució que ha adquirit el registre ni ubicació. Cal buscar el CVA corresponent en l'excel de contactes i enviar-los-hi un mail avisant que falta l'etiqueta 917.

Per avisar a les institucions utilitzarem l'excel de contactes guardat a: Biblioteques, Informació i Documentació > Arxiu > A1CCUC > CONTACTES.xls

7. Fer la llista 9 (No esborrar: 909 perduts).

Utilitzar cerca existent 9 o consulta: 

BIBLIOGRÀFIC  Bib Codi 3  igual a  "d"    AND BIBLIOGRÀFIC  Etiqueta MARC 909  diferent de  ""    AND BIBLIOGRÀFIC  Data Actualització  inferior o igual a  "15-07-2017"

Aquesta consulta recupera registre amb 909 i estat DELETE i que, per tant, es quedarien en aquest estat al no passar cap tipus de revisió. Es recomana realitzar la llista sobre la setmana anterior per evitar agafar els registres que es generen del memoràndum (inactius amb 909 passats a delete).

Per evitar esborrar registres posats en delete per error amb etiqueta 909, es tornarà a canviar el seu estat a inactiu per a que passin pel procés de memoràndum.

Registres en WAIT (llista 155 guardada – WAITS mensuals)

1. Crear una nova llista utilitzant la llista guardada núm. 155 WAITS mensuals.
2. Si surten multi: miro el local, si està ok el poso en keep
3. Si surt una ubicació: miro el local, si està ok el poso en keep, sinó aviso a la institució i poso una 009 Pendent de resposta (que haurien d’esborrar ells)

Registres en REVIEW

• Creo la llista i miro els registres que hagin sigut creats abans del mes anterior. Si són nous no els miro perquè té sentit que puguin estar en Review.

            La llista es crea seguint aquesta estructura:

            BIBLIOGRÁFICO  B Codigo 3  igual que  "r"    AND BIBLIOGRÁFICO  Creado  menor que  "06-04-2015" (agafar mes anterior respecte el dia actual)

009 Pendents

3. Informe d'encapçalaments

1. Generar l’informe d’encapçalaments

Cal fer-ho diàriament per detectar, entre d’altres coses, possibles punts d’accés duplicats (noms, títols i matèries) o invàlids.

Al menú de l’esquerre de la pantalla Millennium trobareu la icona que heu de clicar per tal de crear l’informe. Cal que introduiu la data de dia anterior o bé manualment o desplegant el calendari de dues maneres possibles: escrivint la lletra “c” a la casella corresponent o bé amb un doble clic. Per exemple un dimecres es seleccionarà la data de dilluns.

En cas d'haver més d'una persona que realitzi informes, s’establirà un calendari pel repartiment setmanal de l’informe. Cal tenir en compte que es parla de setmanes naturals, per tant els dilluns de la setmana que NO toqui l'informe s'haurà de fer el cap de setmana anterior.

Els informes de referències cegues, registres d'autoritat duplicats i 4XX no úniques fan referència a autoritats.