1. Memoràndum

Dilluns, dimarts i dimecres

Amb Alma l'actuació del memoràndum s'ha automatitzat.

    1. Ens arribarà un correu automàtic amb l'excel del memoràndum adjunt. Revisar que l'excel estigui bé (localitzacions marcades, els MMS ID correctes...)

2. Apuntar a l’excel d’estadístiques els resultats.

3. Enviar correu a ccuccat@csuc.cat amb l'excel adjunt (revisar al nom de l'arxiu la data), assumpte: Canvis 001 (13-12-2021)

Plantilla del correu:

Benvolguts/des,

Us adjuntem els registres unificats que impliquen una 001 diferent al vostre catàleg local.

Que tingueu un bon dia!

4. Guardem l'excel del memoràndum amb nom yymmdd a Biblioteques, Informació i Documentació > CCUC > Qualitat > Memorandum..

Revisió d'estat dels registres, si cal:

Portal Memoràndum: https://memorandum.csuc.cat/menu.php

Dilluns

Cada dilluns a primera hora, s'esborren els registres que s'han posat en delete el dilluns, dimarts i dimecres de 15 dies enrere, ja que donem un temps de marge a que les universitats esborrin de les seves IZ els exemplars o holdings associats, i les institucions pugin revisar que estigui tot correcte, si rebem algun avís s'ha de comprovar la fusió i valorar si era correcta o no. En cas de no ser-ho, s'ha de tornar enrere deixant el registre sense etiqueta 906, esborrant del fitxer guardat a Memorandum_CSV la fila que correspon al MMSID a esborrar i comunicar a la institució que la fusió s'ha tornat enrere.

Si no es rep cap avís ni cap incidència, ja es pot fer la còpia de seguretat i esborrar els registres. Per fer-ho cal seguir els següents passos:

  1. Haurem de crear un conjunt a Alma a través dels MMSID dels excels enviats de la setmana que volem esborrar. Agafarem els excels dels Memoràndums de la carpeta F, ja que si hi ha hagut alguna fusió que s'ha fet enrere, ho tindrem actualitzat aquí i no en els correus que enviem. Crearem un fitxer excel amb els MMSID per esborrar (la primera columna que posi MMS ID), i pujarem aquest fitxer a Admin>Gestionar Conjuntos>Añadir conjunto.

                   a. Haurem d'afegir un títol al conjunt "CCUC - Memoràndum per esborrar", seleccionar quin tipus de contingut és el conjunt, fer-ho públic i adjuntar l'excel que hem creat amb els MMS ID.

        2. Crear còpia de seguretat del conjunt "API-Set"

         a. Cal accedir a Alma>Admin>Ejecutar una tarea. Al cercador cerquem per "export" i seleccionem el job "Exportar registros bibliográficos". Després seleccionem el conjunt previ que hem creat "CCUC - Memoràndum per esborrar". Quan hagi finalitzat, podrem trobar el fitxer a Alma>Admin>Gestionar exportaciones>Institución.

         b. Canviar el nom del fitxer a yymmddmemorandum i el guardem a la carpeta F > Biblioteques, Informació i Documentació > CCUC > Lligams > ESBORRATS

3. Per últim esborrarem els registres. Entrarem a Alma>Admin>Ejecutar tarea. Cerquem al cercador per "borrar" i agafarem el job "Borrar registros bibliográficos". Després seleccionarem el conjunt que hem creat "CCUC - Memoràndum per esborrar" i no seleccionarem cap de les opcions que apareixen i finalitzarem el procés. Arriba un correu electrònic de confirmació del procés, revisar aquest correu que cap registre hagi donat error.

4. Si en el correu de confirmació del job, es veu que hi ha algun registre que no s'ha esborrat perquè encara alguna institució de les IZ el té lligat, quedaran recollits en l'actuació setmanal: 4. Registres amb 909 perduts.

2. Llista de tasques de control d'autoritats

Diàriament s'han de revisar aquestes llistes de tasques de control de registres d'autoritats (LTCA).

Aquestes tasques es divideixen en diverses llistes:

Totes aquestes llistes es generen a través d'Alma>Recursos>Lista de tareas de control de autoridades.

A tenir en compte:

    • Cada vegada que resolem alguna incidència de les llistes o l'enviem a la BC perquè ho puguin resoldre, hem d'eliminar la incidència dels llistats perquè no s'acumulin.

    • Filtrar els resultats per veure només els registres de la NZ i que no apareguin registres de la Comunitat (CZ)

 

    • Les incidències per la Biblioteca de Catalunya s'han d'enviar en un correu diari indicant en l'assumpte l'informe de que es tracta i totes les incidències juntes.

Incidències CANTIC - Imma Ferran (iferran@bnc.cat)

Incidències LEMAC (només les incidències amb localització BC) - Luna Síndin (lsindin@bnc.cat)

    • Les incidències del globus THUB (tesaurus UB) les resolen directament des de la UB, per tant, si apareix en algun informe no rebutgeu la incidència, ja les gestionaran ells.

1. Registro AUT borrado - Encabezado BIB no enlazado

Aquesta llista detalla els encapçalaments de registres bibliogràfics no enllaçats perquè s'ha esborrat el registre d'autoritat al qual estava enllaçat. 

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Registro AUT borrado - Encabezado BIB no enlazado" i posar la data al dia actual.
    • Si apareixen registres no enllaçats, revisar per si els podem enllaçar manualment. 
    • Si apareixen registres enllaçats, revisar que tot sigui correcte.

2. Corrección de término preferido - Múltiples coincidencias de encabezados AUT con el mismo ID del sistema de origen (ambiguo)

En aquesta llista ens apareixen els registres d'autoritats que tenen el mateix ID del sistema de origen. No ha d'aparèixer cap resultat perquè el ID del sistema d'origen ha de ser el mateix que el MMS ID del registre d'autoritat, i per tant, únic.

Però pot haver-hi una pràctica de catalogació que generi un error.  Quan un registre d'autoritat es crea per còpia, i el catalogador introdueix per error manualment la 001. Aquesta acció pot generar que els MMS ID siguin diferents, i ens sortiria com un error en aquesta llista.

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Corrección de término preferido - Múltiples coincidencias de encabezados AUT con el mismo ID del sistema de origen (ambiguo)" i posar la data al dia actual.  
    • Revisar que estigui buit. Si trobem algun resultat, Ex-libris ha executat un job que elimina l'identificador del sistema d'origen actual, i després còpia el valor de la 001 al camp ID del sistema d'origen. És un job intern seu, per tant els hauríem d'avisar a través d'un suport (avisar a Silvia).

3. Corrección de término preferente - Se encontraron múltiples términos preferentes con el mismo idioma

Aquesta llista revisa que no hi hagi múltiples encapçalaments preferents amb el mateix idioma. Al CCUC no tenim registres d'autoritats en diferents idiomes per tant no hauríem de trobar resultats. 

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Corrección de término preferente - Se encontraron múltiples términos preferentes con el mismo idioma" i posar la data al dia actual.  
    • Revisar que estigui buit

4. Corrección de término preferente - No se ha encontrado el encabezado autorizado

En aquesta llista trobem encapçalaments de registres bibliogràfics que coincideixen amb una referència d’un registre d'autoritat però que el sistema no canvia. 

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Corrección de término preferente - No se ha encontrado el encabezado autorizado" i posar la data al dia actual.
    • Trobarem diferents incidències:
    1. L’encapçalament 700 està enllaçat amb l’autoritat per la 400, però Alma no canvia l’encapçalament de l’RB per la 110 vàlida del RA perquè són etiquetes diferents.


En aquets casos haurem de cercar tots els RB que tinguin 700 “$$a Surià i Burgada, $$c hereus” i canviar-ho massivament per 710 2 “$$a Hereus de Francisco Suriá y Burgada”. Anotar a l'excel de canvis. 
 

2. Amb les col·leccions també passa el mateix, són molts RB a arreglar i s'hauran de fer canvis massius:

 

Anotar a l'excel de canvis. 

3. Trobarem alguns casos que són conflictes com el següent exemple. En aquest cas no és correcte canviar la 700 per la forma de la 110 perquè es tracta d’una cantant i no de l’entitat.

 

Aquest casos que són conflictes i s'haurà d’avisar a la Biblioteca de Catalunya.

 4. En aquest cas s’ha fet el RB a partir d’una còpia d’un RB similar. Només la senyora apareix al RB definitiu, els altres són encapçalaments del RB original i que en el definitiu no apareixen.  En aquets casos no s’ha de fer res.

5. GNDs

Aquestes llistes cerquen registres d'autoritats que utilitzen un entorn GND. Al CCUC no l'utilitzem per tant aquestes llistes no haurien de donar resultats. 

    • Fer els llistats seleccionant aquestes dues tipus: "GND - redirección parcial de registro AUT" i "GND - registro AUT a borrar" i posar la data al dia actual.  
    • Revisar que estiguin buits.

6. Enlace - encabezado BIB encontró múltiples coincidencias con encabezados AUT (ambiguo)

En aquesta llista trobem:

1. Encapçalaments del RB que coincideixen amb la 1XX de dos RA. Casuístiques:

      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 1XX d’un registre CANTIC i amb la 1XX d’un registre NoCANTIC que té una “999 Esborrar”: No cal fer res, en el moment que la BC l’esborri definitivament ja no sortirà més. 
      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 1XX d’un registre CANTIC i amb la 1XX d’un registre NoCANTIC que NO té una “999 Esborrar”: Haurem d’afegir una “999 Esborrar” en el registre NoCANTIC (no teniu permisos, avisar a la Silvia perquè ho faci). En el moment que la BC l’esborri definitivament ja no sortirà més. 
      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 1XX de dos registres NoCANTIC: Haurem d’avisar a la BC i ells miraran de resoldre-ho.  Hi ha molts RA duplicats NoCANTIC, la BC prioritzarà fer CANTIC els d’àmbit català i esborraran els NoCANTIC corresponents. La resta segurament aniran sortint en la llista fins que no es faci el CANTIC.
      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 1XX de dos registres CANTIC: Haurem d’avisar a la BC i ells miraran de resoldre-ho.

2. Encapçalaments del RB que coincideixen amb una 4XX de RA i Alma no ho pot fer automàticament. Casuístiques:

      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 4XX de dos registres d’autoritat: Això passa molt en les col·leccions qualificades que sempre tenen la 4XX sense el qualificador, o en autors amb dates que porten la 4xx sense dates, etc, hauran de triar la forma correcta. Aviseu a la institució perquè corregeixi l'encapçalament amb la forma correcta en el RB.
      • L’encapçalament del RB coincideix amb la 4XX d’un RA i també amb la 1XX d’un altre RA: Aviseu a la institució perquè corregeixi l'encapçalament.

Bon dia,

Hem detectat un encapçalament en el registre bibliogràfic 99xx6706 que coincideix amb la 4xx de dos registres d'autoritats/amb la 4xx i la 1xx d'un altre registre d'autoritat. Reviseu i enllaceu amb el registre d'autoritat correcte.

Moltes gràcies,

7. Enlace - encabezado BIB no encontró coincidencias con encabezados AUT

Aquesta llista ens mostra els encapçalaments bibliogràfics que no troben coincidències amb registres d'autoritat. S'ha de revisar si existeix algun registre d'autoritat creat.

    1. Si no existeix cap registre d'autoritat, no cal fer res més.
    2. Si existeix registre d'autoritat, revisar que ha passat:

2.1- Errors en la codificació MARC dels encapçalaments dels RB.  

Per exemple: en el RB troba:  100 Església Catòlica ....  i hauria de ser una 110 2#

Haurem de cercar tots els encapçalaments dels bibliogràfics (X00) que tenen “$$a Església Catòlica” i fer canvis massius:

      • 100 canviar a 110 2#
      • 700 canviar a 710 2 (el segon indicador no s'ha de canviar)
      • 600 canviar a 610 2 (el segon indicador no s'ha de canviar)
      • 800 canviar a 810 2#

Anotar a l'excel de canvis. 

2.2- Encapçalaments dels RB aparentment correctes. Haurem de revisar que no hi hagi un error de picat.

8. Enlace - El enlace del encabezamiento BIB cambia debido a la redirección del registro AUT

Aquesta llista revisa que no hi hagi canvis en els enllaços dels encapçalaments dels registres bibliogràfics per una redirecció del registre d'autoritat. Al CCUC no fem redireccions de registres d'autoritats per tant no hauríem de trobar resultats. 

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Enlace - El enlace del encabezamiento BIB cambia debido a la redirección del registro AUT" i posar la data al dia actual.  
    • Revisar que estigui buit.

9. Corrección de término preferido - No se hizo ninguna corrección en los campos de representación gráfica alternativa enlazados a registros de autoridad multilingue

En aquesta llista revisa que no hi hagi correccions en els camps de representació gràfics enllaçats a registres d'autoritat en diversos idiomes. Al CCUC no fem servir aquests camps de representació gràfica ni tenim registres d'autoritat en diferents idiomes, per tant no hauríem de trobar resultats. 

    • Fer el llistat seleccionant aquesta l'opció per tipus "Corrección de término preferido - No se hizo ninguna corrección en los campos de representación gráfica alternativa enlazados a registros de autoridad multilingue" i posar la data al dia actual.  
    • Revisar que estigui buit.

Documentació Alma

https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/Alma_Online_Help_(Espa%C3%B1ol)/Gesti%C3%B3n_de_metadatos/050Trabajar_con_registros_de_autoridad/010Utilizar_la_lista_de_tareas_de_control_de_autoridad

3. Esborrar registres sense 909

Amb aquesta actuació revisarem aquells registres que tinguin una etiqueta 906 "Esborrar" i no tinguin etiqueta 909.

a) Entrar a Alma>Admin>Gestionar conjuntos. A la pestanya de "Conjuntos públicos" s'ha de cercar per esborrar dins del cercador. Seleccionar el conjunt "CCUC - Esborrar sense 909". Revisar els resultats als tres puntets, "Resultados" o "Miembros", i mirar que tots els registres siguin de la NZ. Si hi ha algun de la CZ, eliminar etiqueta 906 Esborrar, i avisar a Silvia.

b) Exportarem un excel amb "Exportar lista" i revisar les localitzacions. Si tots els registres tenen una localització, blanc o (Localitzacions). Si hi ha algun registre amb més d'una localització, enviar un correu a la institució perquè ho puguin revisar, i esborrar la etiqueta 906 per treure el registre del conjunt. Si no ho veieu clar avisar a Silvia.

c) Guardar còpia de seguretat. Anar a Alma>Ejecutar tarea. Aquí farem cerca del job cercant per "exportar". Agafarem el job "Exportar registros bibliográficos" i seleccionem el conjunt "CCUC - Esborrar sense 909" o el conjunt detallat si hem hagut de fer els passos c) i d).

d)  Quan hagi finalitzat, podrem trobar el fitxer a Alma>Admin>Gestionar exportaciones>Institución. Guardarem el fitxer a "CCUC > Lligams > Esborrats" sota el nom AAMMDDdelete"

e) Per acabar esborrarem els registres en delete. Entrarem a Alma>Admin>Ejecutar tarea. Cerquem al cercador per "borrar" i agafarem el job "Borrar registros bibliográficos". Després seleccionarem el conjunt "CCUC - Esborrar sense 909" o el conjunt detallat, i no seleccionarem cap de les opcions que apareixen i finalitzarem el procés.

4. Revisió de plantilles 

Cada dia s'han de revisar les plantilles dels registres bibliogràfics d'ALMA. Poden ser modificades per la resta d'institucions, o poden crear de noves per error a la NZ. S'ha de revisar que estiguin buides i ningú hagi guardat informació o modificat els camps de les ja existents. Una feina prèvia de fer és tenir una còpia de cadascuna d'aquestes plantilles a la secció de "Privado".

a) Entrar a Alma>Editor de metadatos>Plantilles.

b) Revisarem totes aquelles que estan disponibles CCUC a la secció de "Compartido". Ens situem damunt de cada plantilla, i surt un pantalla amb diferent informació de la plantilla. Ens hem de fixar qui la modificat per última vegada. Si veiem que la modificat alguna persona que no siguem nosaltres o personal del CSUC, directament esborrar la plantilla, botó dret i "Borrar".

c) Anar a la secció de "Privado" botó dret damunt la plantilla que volem copiar, i "Duplicar". Al copiar la plantilla tindrem que tenir en compte de seleccionar que sigui compartida i no privada.

Haurem d'anar de nou a la secció "Compartido" per tal de canviar el nom de la plantilla, botó dret i ho podem modificar dins de "Propiedades"

5. Registres amb 906 Ocultar/Visualitzar

Amb aquesta actuació revisarem aquells registres que les institucions hagin marcat amb una etiqueta 906 "Ocultar" o una 906 "Visualitzar", i hagin esborrat la seva localització per tal de que ocultem o visualitzem el registre de Descubrimiento (només ho podem fer nosaltres a la NZ).

Per ocultar

a) Entrar a Alma>Admin>Gestionar conjuntos. A la pestanya de "Conjuntos públicos", seleccionar primer el conjunt: CCUC - AQ.S.5 Registres 906 Ocultar

b) Revisar els resultats als tres puntets, "Resultados". 

c) Editar el registre, eliminar l'etiqueta 906 "Ocultar" i la localització de la institució (908) (si no l'ha eliminat la institució), i en Acciones de registro activar "Suprimir de Descubrimiento" 

Per visualitzar

a) Després entrar de nou a Alma>Admin>Gestionar conjuntos. A la pestanya de "Conjuntos públicos", seleccionar: CCUC - AQ.S.5.1 Registres 906 Visualitzar

b) Revisar els resultats als tres puntets, "Resultados". 

c) Editar el registre, eliminar l'etiqueta 906 "Visualitzar" i en Acciones de registro desactivar "Suprimir de Descubrimiento"

6. Errors de registres d'autoritats Procés Càntic-Lemac

Ens arribarà un avís a través d'un correu electrònic d'errors en els registres d'autoritats Càntic produïts pel procés de registres Càntic a Lemac.

Ex:

Error en el registre: 981058564490106706 - The record failed validation with the following errors: [It is not allowed that the same value appears in several 400 fields.]

Ens indica el MMSID del registre d'autoritat i l'error que arreglar. Normalment seran duplicats exactes en les etiquetes que indiquen, però poden aparèixer altres errors. Haurem de cercar el registre d'autoritat que ens indiquen i corregir l'error, en el cas de la duplicitat del camp s'ha d'esborrar un d'ells.

A vegades apareix aquest error:

Error actualitzant el LEMAC: 981058660662606706 - Input parameters mmsId 981058660662606706 is not valid.

S'ha de cercar el MMS ID a l'índex del Globus link (908) per veure el registre.


___________________________

Abril 2024


  • No labels