1. Memoràndum
Dilluns, dimarts i dimecres.
Seleccionar una llista buida i crear-ne una de nova utilitzant la llista guardada Duplicats – Inactius. Nom de la llista: No esborreu - Duplicats ddmmaa
Dilluns - Nova llista: Duplicats – Inactius sense la última fila (Bibliogràfico Camp MARC 909 diferent que “”)
Comparar amb excel si el nombre total és diferent. En el cas que hi hagi diferència de nombre de registres, avisar institucions de registre sense 909. Si és igual buidar la llista creada al pas 2 (compte, no esborrar!)
Dues llistes noves buides fent revisió de la primera (Duplicats – Inactius)
Duplicats Mapes (Llista guardada)
Duplicats de Patrimoni (Llista guardada)
Apuntar a l’excel d’estadístiques els resultats.
Exportar des de la barra superior (exportació guardada 11). Guardar com a inactiusyymmdd (carpeta personal).
Importar dades a excel
Datos > Desde texto > Seleccionar inactiusyymmdd > Marcar delimitados i origen de l'arxiu en Unicode (UTF-8) > Marcar com a separador "Otro: #" > Finalitzar
Copiar les tres primeres columnes (909, nº registre i 245|a) en l'excel model. La columna ubicació situar-la en la columna de la institució u13 i en la última columna de l'excel model. Mantenir el format de les files de forma que el núm. registre bo quedi en blau i el registre esborrat en vermell. Copiar i enganxar la fila del nom es les institucions de forma que es pugui observar les sigles correctament en tot moment per situar les X de forma senzilla.
Seleccionar el contingut de la taula, Ordenar y filtrar > Orden personalizado > Ordernar por Columna B, según valores, criterio A a Z. Si algun dels bibid contenia un "." al inici quedarà a la part superior, eliminar el punt i tornar a ordenar.
Situar-nos en la cel·la inferior just de les sigles de la UB. Vista > Inmovilizar > Inmovilizar paneles.
Guardar como: Control_registres_esborrats_yymmdd (enviar a pau.masot@csuc.cat)
Seleccionar les columnes B i C, únicament els bibid, copiar i enganxar en un nou excel:
Guardar como a: Biblioteques, Informació i Documentació > COMU > Memoràndum_CSV
Seleccionar tipus CSV (delimitado por comas) a format d'arxiu.
Guardar amb el següent nom: yymmdd_pdt
Canviar BCodigo 3 d’Inactiu a Delete.
Al Millennium, accedir a "Actualización Global".
Canviar a "Revisión" i seleccionar la llista que s'ha creat en un inici. Ex. No esborreu - Duplicats 05.08.2016. Li donem a "Buscar".
Es canvia a la pestanya "2. Introducir comando". "Cambiar campo fijo", es selecciona B Codigo 3, buscar "c Inactivo" i reemplaçar per "d DELETE".
Anar a vista preliminar, comprovar que els canvis s'apliquen i "Procesar".
D'aquesta forma ens assegurem que al fer el nou llistat al dia següent evitarem els inactius que ja hem enviat.
Enviar mail a ccuccat@csuc.cat, adjuntant el fitxer excel creat.
Plantilla del correu:
Benvolguts,
Us adjuntem els registres unificats que impliquen una 001 diferent al vostre catàleg local.
Fins aviat,
*Ubicacions "m". En el cas de trobar-nos amb una ubicació "m" (holding GEPA), cal transferir el holding del registre accedint a Sumari > Editar > Transferir associat (tenint els dos registres oberts permetrà seleccionar l'altre registre per transferir el hòlding)
Dilluns
Els divendres s'esborren els registres que hem posat en delete el dilluns, dimarts i dimecres, ja que donem un temps de marge a que les institucions pugin revisar que estigui tot correcte, si rebem algun avís s'ha de comprovar la fusió i valorar si era correcta o no, en cas de no ser-ho s'ha de tornar enrere deixant el registre sense B Codigo 3, esborrant del fitxer guardat a Memorandum_CSV la fila que correspon al bibid a esborrar i comunicar a la institució que la fusió s'ha tornat enrere.
Si no es rep cap avís, cap al final del divendres ja es poden esborrar els registres, per fer-ho cal seguir els següents passos:
Accedir a http://oden.cbuc.cat/memorandum/htdocs/login.htm, fer log-in amb usuari "admin" i password "cbuc".
Entrar a "Pujar fitxers identificadors"
Seleccionar un per un els fitxers pujats a la carpeta Memorandum_CSV amb el nom yymmdd_pdt, però eliminant la part "_pdt" abans de pujar-los.
Un cop finalitzat tornar al inici de l'eina i desconnectar.
Crear còpies de seguretat de les llistes que seran esborrades accedint a "Intercanvi Dades"
Seleccionar Create C. Output file amb nom yymmddmemorandum i seleccionar una per una les files, guardant-les amb el seu nom, relacionat amb el dia, corresponent.
Seleccionar el fitxer creat de la llista i enviar a Biblioteques, Informació i Documentació > CCUC > Lligams > ESBORRATS. Guardar els fitxers en aquesta direcció.
Finalment cal accedir a Millennium, en el menú lateral es pot trobar "Borrar registros", accedir i seleccionar les llistes que contenen els registres a ser esborrats.
2. Llistes
Llançar la consulta guardada "DELETE sense 909".
BIBLIOGRÀFIC Bib Codi 3 igual a "d" AND BIBLIOGRÀFIC Data Actualització inferior o igual a "18-05-2017" AND BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 909 igual a ""
Amb els resultats obtinguts anem a "Actualizació Global", i mitjançant la revisió de la llista creada:
Commuto per ubicació (Conmutar > BIBLIOGRÁFICO Campos fijos > Ubicación) i miro si hi ha alguna ubicació multi. (miro qui ho ha fet i parlo amb ella)
*En el cas que hi hagi registres amb ubicació multi mirem mitjançant l'informe "Històric del registre" qui ha sigut la institució que ha modificat per últim cop el registre i posar-nos en contacte amb ella per tal que ho comprovin i facin els canvis pertinents. Si es dóna aquest cas s'haurà d'apuntar el bib id del registre o registres implicats i eliminar-los de la llista 1abans de fer la còpia de seguretat i esborrar.
b. Guardo còpia seguretat i després esborro.
Per guardar còpia de seguretat anar a "Intercanvi de dades > Create C", seleccionar revisió de la llista de deletes creada anteriorment. Tancar finestra, seleccionar el fitxer .out creat i guardar utilitzant Put PC a "Arxiu > A1CCUC > Lligams > Esborrats" sota el nom AAMMDDdelete.out
Un cop guardat esborrar registres des de la funció Esborrar registres, elegir la llista des de revisió i seleccionar la primera opció: Només esborrar els registres de la llista (BIBLIOGRÀFIC) (si no tenen registres associats)
2. Llançar la consulta guardada "CSUC Holdings"
Aquesta llista recupera els holdings en delete. S'esborra directament al fer la llista. És pot fer un cop a la setmana, per exemple divendres, ja que no acostuma a haver-hi un gran nombre de holdings a esborrar.
La consulta d'aquesta llista és la següent:
(Canviar tipus de registre a FONS) FONS Sèrie Codi 4 igual a "d"
3. Llançar la consulta guardada "CSUC 856"
Aquesta consulta ens retornarà els registres amb URL d’accés lliure però sense indicar el |zAccés lliure. Per tant, en els registres que es recuperin s’haurà de situar "|zAccés lliure" davant de |u en l'etiqueta 856. Es pot fer el divendres igual que els holdings.
La consulta d'aquesta llista és la següent:
BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 856 comença per "|u" AND BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 856|z igual a ""
4. Fer la llista 11 (No esborrar: Reg. sense Ubicació / 917).
Utilitzar cerca existent 11 o consulta:
BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 940 diferent de "" AND BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 917 igual a "" AND BIBLIOGRÀFIC Etiqueta MARC 918 igual a "" AND BIBLIOGRÀFIC Localitzacions not exist AND (BIBLIOGRÀFIC Ubicació igual a "none" OR BIBLIOGRÀFIC Localització igual a "") AND BIBLIOGRÀFIC Bib Codi 3 diferent de "d" AND BIBLIOGRÀFIC Bib Codi 3 diferent de "n" AND BIBLIOGRÀFIC Bib Codi 3 diferent de "r" AND BIBLIOGRÀFIC Data Creació inferior o igual a "18-07-2017"
*A la data posar sempre el dia anterior a l'actual.
Un cop completada la llista 10 revisar els registres que hi apareixen. Existeixen dues casuístiques:
Registres amb etiqueta 940 d'una institució. En aquests casos cal cercar en els catàlegs locals el registre corresponent, anar a la seva visualització en MARC21 i, en el cas de coincidir l'etiqueta 001, afegir la ubicació al registre del CCUC. Si no es troba en el catàleg local de la institució enviar un mail fent un avís per tal que ho revisin.
Registres sense etiqueta 917. En aquests casos els registres no tenen etiqueta 917 per identificar la institució que ha adquirit el registre ni ubicació. Cal buscar el CVA corresponent en l'excel de contactes i enviar-los-hi un mail avisant que falta l'etiqueta 917.
Per avisar a les institucions utilitzarem l'excel de contactes guardat a: Biblioteques, Informació i Documentació > Arxiu > A1CCUC > CONTACTES.xls
Registres en WAIT (llista 155 guardada – WAITS mensuals)
- Crear una nova llista utilitzant la llista guardada núm. 155 WAITS mensuals.
- Si surten multi: miro el local, si està ok el poso en keep
- Si surt una ubicació: miro el local, si està ok el poso en keep, sinó aviso a la institució i poso una 919 Pendent de resposta (que haurien d’esborrar ells)
Registres en REVIEW
- Creo la llista i miro els registres que hagin sigut creats abans del mes anterior. Si són nous no els miro perquè té sentit que puguin estar en Review.
La llista es crea seguint aquesta estructura:
BIBLIOGRÁFICO B Codigo 3 igual que "r" AND BIBLIOGRÁFICO Creado menor que "06-04-2015" (agafar mes anterior respecte el dia actual)
919 Pendents
3. Informe d'encapçalaments
1. Generar l’informe d’encapçalaments
Cal fer-ho diàriament per detectar, entre d’altres coses, possibles punts d’accés duplicats (noms, títols i matèries) o invàlids.
Al menú de l’esquerre de la pantalla Millennium trobareu la icona que heu de clicar per tal de crear l’informe. Cal que introduiu la data de dia anterior o bé manualment o desplegant el calendari de dues maneres possibles: escrivint la lletra “c” a la casella corresponent o bé amb un doble clic. Per exemple un dimecres es seleccionarà la data de dilluns.
En cas d'haver més d'una persona que realitzi informes, s’establirà un calendari pel repartiment setmanal de l’informe. Cal tenir en compte que es parla de setmanes naturals, per tant els dilluns de la setmana que NO toqui l'informe s'haurà de fer el cap de setmana anterior.
Els informes de referències cegues, registres d'autoritat duplicats i 4XX no úniques fan referència a autoritats.
Recomanacions:
Esborrar abans els registres en DELETE de bibliogràfics, autoritats i holdings del dia anterior perquè així sortiran menys entrades.
No mirar els registres en WAIT i REVIEW perquè la institució no els ha donat per bons.
Per la resolució de l’informe es recomana tenir dues sessions obertes, una amb l’informe pròpiament dit i l’altra amb el catàleg per fer consultes puntuals.
Genereu cinc informes amb dades diferents (vegeu 2-Selecció de dades).
2. Selecció de dades
No tota la informació que pot reportar l’informe és útil per al control de qualitat del CCUC, cal seleccionar-la:
INFORME 1 (s'envia a la UJI i a AFP)
Encapçalaments usats per primera vegada
Encapçalaments invàlids
Entrades duplicades (a la UJI)
Referències cegues
Registres d'autoritat duplicats
Per tant, es recomana filtrar utilitzant tots els informes excepte "Entrades duplicades" i enviar a UJI i AFP, un cop fet seleccionar únicament "Entrades duplicades" i enviar a UJI.
Per enviar-ho a les institucions s'ha d'anar a Fitxer > Seleccionar impressora > Impressora Formulari > Send to mail adress, situar l'adreça agafada de l'excel de contactes i "imprimir".
Un cop enviat esborrar les entrades de l'informe.
Els mails de contacte són:
AFP ebotanch@bnc.cat
UJI pgarrido@uji.es
INFORME 2
Un cop hem finalitzat l'informe 1, cal seleccionar:
Encapçalaments usats per primera vegada
Entrades duplicades
Encapçalaments bibliogràfics actualitzats
Quasi coincidències
Validació de la correspondència amb tesaurus
Es genera l'informe i s'esborra, no fa falta revisar aquests informes des de l'oficina.
Filtrar per institucions excloent "jordi"
INFORME 3
Revisió del informe Registres d'autoritat duplicats, es resolen els duplicats marcant en delete els que no es considerin correctes o siguin incomplets. Manen sobre els altres RA els:
Registres Càntic
Registres més antics
Cal traspassar etiquetes més completes.
INFORME 4
Revisió del informe No única 4XXs.
400 iguals posades en diferents registres d'autoritat. Normalment ho trobarem als títols de col·lecció o en autors que es diuen més o menys igual. Cal verificar si la 400 és correcta per aplicar-hi algun canvi o no.
INFORME 5
Referències cegues. Detecta registres d'autoritat sense bibliogràfic associat.
Quan una 400 conté un $x de matèria el sistema per error ho detecta com referència cega, cal comprovar que tingui subencapçalament $x i que tingui penjat un registre bibliogràfic i donar per bo.
Quan un registre d'autoritat no té bibliogràfics associats.
La referència cega pot ser correcta sempre que sigui un registre Càntic, el qual s'ha quedat sense bibliogràfics i es conserva per si en un futur es tornen a tenir documents, en aquest cas s'indica amb una "c" de cega al camp fix Estat.
COMPTE! Vigilar si el registre d'autoritat és d'autor o de matèria.
INFORME 6 (una part s'arregla des de l'Oficina i una part s’envia a les institucions implicades)
Encapçalaments Invàlids
Filtrar per institucions excloent a "jordi", agafar únicament el dia anterior a l'actual en el rang de data d'entrada, d'aquesta forma queden marcats els registres ja enviats i es pot controlar si ho van resolent.
Excloure les col·leccions si el registre pertany a la BC, ja que estan definint la forma de l'etiqueta 830.
Cal entrar a revisar cada registre per comprovar si està en WAIT, REVIEW o DELETE, en aquests casos NO s'enviarà el registre, s'eliminarà de la llista i s'enviaran els corresponents.
Enviar mitjançant impressora (mateix procés que l'informe 1).
3. Revisió de les dades
Cal que reviseu alguns aspectes dels registres als quals entreu a causa de l’informe i que siguin de nova creació. Els punts a mirar són:
- camps fixos plens (inclosa la ubicació si no existeix una 917)
- inexistència de codis en vermell
- 008: país, llengua i que la posició 39 sigui “#” en el cas de la BC o “c” la resta
- 650: segon indicador “4” o “7”
- 940 ben construïda i que no hagin posat 998
El resultat de la revisió cal que l’envieu a en Pau.
Tingueu en compte que quan visualitzeu un registre MARC, si aneu a l’opció Informes, se us desplega “Record History” i podeu trobar l’historial de modificacions del document.
4. Enviament d'encapçalaments invàlids
Per a la resolució dels encapçalaments invàlids creats en el CCUC, farem sevir la notificació automàtica que crea Millennium (l'adreça mil2@cbuc.cat envia un e-mail amb l'assumpte: FTS MAIL)
Haurem de buscar el correu de l'interlocutor de cada institució i enviar els registres que només afectin a aquesta.
5. Seguiment de les incidències
Per tal de mantenir els informes el més nets possibles, en Pau els comprovarà mensualment.