3- Catalogació al CCUC (Alma)

Es realitzarà la catalogació directa, és a dir en línia contra el CCUC, d'aquesta manera es redueixen les possibilitats d'introduir registres duplicats.

Per tant, abans de començar qualsevol procediment comproveu si en el CCUC ja existeix el registre bibliogràfic que voleu catalogar.

Des de la interfície d'ALMA podeu buscar en tres entorns: 

Si sou una institució del CSUC (és a dir amb catàleg local amb ALMA) la institution correspon al vostre catàleg local.

Si sou una institució del CCUC (amb catàleg amb altres sistemes) la Institution està buida i no és vàlida per vosaltres en cap sentit.

La Network correspon al CCUC. 

La Community conté registres bibliogràfics subministrats i gestionats  per exlibris (principalment electrònics). Conté també autoritats de noms i matèries de la LC, encapçalaments i termes mèdics, i la GND de la biblioteca nacional alemanya. Els registres de la CZ no es poden modificar.

Assegureu-vos que la primera cerca l'executeu sobre la network (CCUC) i l'únic registre que us interessa té el logo de la community  seguiu el procediment per copiar-lo explicat al punt 2.1. 

Comprovar que totes les IZ de les institucions no podem "copy to catalog"

1. EXISTÈNCIA DEL REGISTRE BIBLIOGRÀFIC EN EL CCUC

Heu trobat el registre que voleu catalogar al CCUC. 

1.1. Dades bibliogràfiques

Vegeu el punt "Criteris per la modificació de dades" dins l'apartat Generalitats de les pautes del CCUC .

1.2. Dades d'informació local

a) Per afegir la vostra localització

• Editeu l'etiqueta 908
• Afegiu les sigles de la vostra institució en un $$a 
• Guardeu i allibereu el registre ("Save and release") 

b) Per esborrar la vostra localització

• Editeu l'etiqueta 908
• Elimineu el $$a amb les vostres sigles
• Guardeu i allibereu el registre ("Save and release") 

c) Si heu d'afegir un camp 917 o 918 (precatalogacions i CIP) us podeu trobar amb una d'aquestes tres casuístiques:

• El registre no té cap informació local de la vostra institució. Afegiu les sigles de la vostra institució en els camps 917 o 918.
• El registre trobat ja té un camp 917 o 918 amb les sigles de la vostra institució. No feu res al CCUC i, si s'escau, aneu al vostre catàleg per afegir l'estat d'adquisició corresponent.
• El registre té les sigles de la vostra institució a l'etiqueta 908. No feu res al CCUC i, si s'escau, aneu al vostre catàleg per afegir l'estat d'adquisició corresponent.

1.3. Precatalogacions

Si el registre que trobeu al CCUC és una precatalogació, afegiu els camps obligatoris si aplicables (OA) per deixar el registre a nivell 4 (pos17 de la capçalera (i consulteu el punt "Criteris per la modificació de dades" dins l'apartat Generalitats del material que esteu examinant.

2. NO EXISTÈNCIA DEL REGISTRE BIBLIOGRÀFIC: CREACIÓ D'UN NOU REGISTRE BIBLIOGRÀFIC

Recordeu que us heu de situar en el CCUC (network) per crear registres nous.

2.1. Còpia de la Community zone :

Els registres bibliogràfics que formen part de la Community zone són principalment recursos electrònics.

Podeu cercar a la CZ (community) seleccionant aquest entorn dins la casella de cerca. 

Seleccioneu el registre pertinent i copieu-lo al CCUC prement el boto "Copy to network"

• El registre estarà en mode edició, feu les modificacions necessàries per adaptar el registre a les pautes del CCUC.
• Recordeu que no cal tocar la data de la posició 00-05 de l'etiqueta 008 i d'indicar en una 940 la base de dades d'on heu copiat el registre.

• Si heu de traduir els termes usat a les 336/337/338 podeu consultar el document Correspondència dels termes acceptats per la 336/337/338: Terme anglès versus terme català

• Recordeu quins son els camps obligatoris que cal omplir segons les pautes del CCUC
• Quan guardeu el registre el sistema us donarà un número de registre 001, i haureu de revisar les alertes que us reporta el programa.
• Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
• Si tot és correcte podeu guardar i alliberar el registre.

2.2. Còpia de bases de dades externes

Podeu cercar a qualsevol de les bases de dades que trobareu en el menú Search&Browse>Search Resource que es desplegarà clicant el botó Search Cataloging Profile.

• Seleccioneu el catàleg que creieu convenient (o tots els catàlegs disponibles), i feu una cerca per trobar el document que voleu catalogar. 
• Feu la cerca amb les dades que considereu. Sempre cercant per ISBN o ISSN pot ajudar per fer la cerca més ràpida.
• Per cercar per ISBN i ISSN no cal posar guions.
• Seleccioneu el registre que us interessi i cliqueu "Import". 
• El registre estarà en mode edició, feu les modificacions necessàries per adaptar el registre a les pautes del CCUC.
• Recordeu que no cal tocar la data de la posició 00-05 de l'etiqueta 008 i d'indicar en una 940 la base de dades d'on heu copiat el registre.
• Si heu de traduir els termes usat a les 336/337/338 podeu consultar el document Correspondència dels termes acceptats per la 336/337/338: Terme anglès versus terme català
• Recordeu quins son els camps obligatoris que cal omplir segons les pautes del CCUC
• Quan guardeu el registre el sistema us donarà un número de registre 001, i haureu de revisar les alertes que us reporta el programa.
• Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
• Si tot és correcte podeu guardar i alliberar el registre.

2.3. Còpia dins el CCUC

Per crear un registre fent una còpia d'un existent del CCUC:

• Cerqueu el document als índexs de cerca 
• Editeu el registre "Edit record"
• A l'editor de metadades, aneu al menú “Record actions"” i seleccioneu “Duplicate record”
• Recordeu que esteu creant un registre nou i caldrà fer totes les modificacions que s'escaiguin, especialment eliminar totes les ubicacions (etiqueta 908, 917 o 918) i les etiquetes 035  ja existents.
• L'editor sempre us marcarà amb New el registre nou que s'ha duplicat fins que no el guardeu

• Quan guardeu el registre el sistema us donarà un número de registre 001, i haureu de revisar les alertes que us reporta el programa.
• Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
• Si tot és correcte podeu guardar i alliberar el registre.

2.4. Catalogació original
Aneu a l'editor de metadades i seleccioneu l'opció “New” i dins d'aquí seleccioneu la plantilla més adequada segons el tipus de material pel document que esteu catalogant (recordeu que heu hagut de configurar el vostre ALMA per veure les plantilles del CCUC)

• A la plantilla trobareu tots els camps i subcamps, obligatoris i aplicables (OA), del nivell complet del CCUC. Només haureu d'omplir els que necessiteu, esborrar la resta (Control+F6) i guardar el registre.
• La introducció de dades a la plantilla es fa manualment i omplint les etiquetes corresponents. Al final de cada camp hi ha l'opció de "Field information" on podeu veure la informació d'aquella etiqueta al MARC21.
• Hi ha alguns camps que tenen vocabulari controlat (336/337/338 i 908), només haureu de començar a escriure i s'obrirà un desplegable amb les diferents opcions per triar.

• La plantilla pot contenir camps buits (sense subcamps, espais ni cap dada) que el catalogador no necessiti omplir, motiu pel qual s’esborraran automàticament en el moment de guardar el registre. En canvi, si la plantilla conté algun valor o subcamp (amb o sense informació) que apareix per defecte al nou registre creat, aquest ha de ser modificat o esborrat manualment pel catalogador en cas que no s’avingui a les seves necessitats.
• Quan guardeu el registre el sistema donarà un número de registre 001, i s'han de revisar les alertes que ens avisa el programa.
• Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
• Si tot és correcte i no necessiteu més el registre el podeu alliberar de l'editor de metadades.

3. CÒPIA DEL CCUC AL CATÀLEG LOCAL

3.1 Per les Institucions del CSUC

Totes les institucions membres del CSUC (UB, UAB, UPC, UPF, UdG, UdL, URV, URL, UVic, UOC i BC) i que per tant teniu un catàleg local que és una Institutional zone, no cal que feu cap acció especial per copiar el registre en el vostre catàleg. Al fet de penjar-hi exemplars, o d'afegir-hi camps local ja el farà visible en la vostra eina de descobriment i per tant formarà part del vostre catàleg. 

Heu de tenir en compte però que cal que definiu on voleu guardar un registre bibliogràfic. Des de “New” accediu a “Placement options”, seleccioneu la zona (NZ) i guardeu la tria. Aquest procediment s’aplica a registres bibliogràfic, plantilles i normes de catalogació i ho ha de configurar cada catalogador.

3.1.1 Desenllaçar un registre bibliogràfic de la NZ i esborrar-lo de la IZ 

Com que es comparteixen els registres entre la Network Zone (CCUC ) i la Institutional zone (catàleg local) quan vulgueu esborrar un registre bibliogràfic del vostre catàleg, primer de tot heu de suprimir l'enllaç entre el registre bibliogràfic a la NZ. 

• Cerqueu el registre a la NZ (veurem la icona de la IZ blava)
• Editeu-lo
• Elimineu la nostra localització del camp 908, 917 o 918 
• Des de “Record actions” – “Copy to catalog”
• i des de la vostra IZ "Record actions" - "Delete  record" + Confirmar

En el cas que es vulgui tornar a crear l’enllaç: “Record actions” -- “Share with network” + Confirmar

Consulteu l'apartat 9 si voleu esborrar un registre del CCUC si el registre només té la vostra localització. 

3.2 Per les institucions del CCUC amb connexió Z39.50 

Connecteu-vos al CCUC via z39.50.

Si heu d'especificar atributs per fer les cerques, aquests són els permesos:

• The following attributes are supported by Alma: Term (1016, 1017); Author (1, 1003, 1004); Subject (21); Title (4); ISBN (7); ISSN (8); Date (31); Identifier (12); OCLC Number (1211).

Cerqueu el registre (MMS ID) i exporteu-lo al vostre catàleg local. Després creeu els registres d'exemplar en el vostre catàleg.

3.3 Per les institucions del CCUC sense connexió Z39.50

Per exportar registres sense connexió via z39.50, haureu d'accedir al següent enllaç Exportació registres CCUC (Usuari: export i contrassenya: ccuc21). Afegir els MMS ID dels registres que voleu exportar, i validar les dades. Després només haureu de descarregar el fitxer que crea automàticament.

3.4 Per les institucions del CCUC sense catàleg local

Les poques institucions del CCUC que no tenen catàleg local podeu seguir creant la informació dels vostres exemplars en una etiqueta 949 amb les especificacions que trobareu a la pauta corresponent. 

4. CONTROL DE DUPLICATS

El control de duplicats es posa en funcionament quan es guarda un registre o seleccionant l'opció de "Find Matches" (Record actions).

Aquest control en el CCUC comprova principalment la coincidència dels números estàndards: 020 (ISBN) i 022 (ISSN), 024 (identificador estàndard ), 035 (Nombre de Control del Sistema) i alguns dolars dels encapçalaments (1XX i 7XX) i altres de la 245. 

Si el sistema detecta un possible duplicat, us avisarà i demanarà si voleu veure el duplicat.

Digueu que sí, si voleu que el sistema us mostri els possibles duplicats

Comproveu si realment és un duplicat. 

• Si és un duplicat i per tant us heu equivocat al crear el registre nou, editeu el registre que ha trobat el sistema com a duplicat, afegiu la vostra localització a la 908 i feu els canvis que cregueu oportuns. 

Tanqueu el registre que havíeu començat sense guardar-lo. El podeu fer desaparèixer del vostre menú  amb la opció "release displayed record in list "

No activeu cap de les possibilitats que permet el sistema, ja que qualsevol d'aquestes accions acaba esborrant un registre del CCUC:

• Si no és un duplicat, tanqueu la finestra amb els duplicats que us ha suggerit el sistema i continueu amb el registre que estàveu creant. 

Si necessiteu esborrar un registre del CCUC. consulteu el punt 9 d'aquesta pauta

5. VERIFICACIÓ D'ENCAPÇALAMENTS

És molt important que es verifiquin tots els punts d'accés d'un registre.

En Alma trobareu els encapçalaments en 5 globus de registres d'autoritats. 

L'ordre que heu d'usar per validar els encapçalaments és F3.

100,110,110 ,130,700, 710, 711, 800, 810, 811, 830

Si heu de validar un encapçalament d'aquestes etiquetes premeu  l'F3 i el sistema buscarà la forma automàticament al globus CANTIC 

Si feu "Select" el punt d'accés quedarà lligat al registre, veureu a l'inici del camp la imatge d'uns binocles. També podeu cercar l'encapçalament a la segona pestanya "Headings from bibliographic records", on hi ha la resta d'encapçalaments utilitzats al CCUC.

Els encapçalaments amb una estrella son les formes valides i la resta son referències

Quan seleccioneu la forma que desitgeu, automàticament, us quedarà la forma correcta en el vostre registre bibliogràfic. 

Si no trobeu l'encapçalament pertinent i n'heu de crear un, vegeu la pauta d'Assignació de punts d'accés i creació de registres d'autoritats

600, 610, 611 i 630

Si heu de validar un encapçalament de la 600, 610, 611, 630, l'F3 buscarà la forma al globus que indiqueu en el $$2 i per tant el segon indicador ha de ser sempre 7. 

• Si useu la LEMAC per els vostres encapçalaments heu de posar $$2 Lemac i al fer F3 us buscarà directament en aquest globus 

Per exemple: 600 #7 

• Si useu el tesaurus de la UB per els vostres encapçalaments heu de posar $$2 Cantic i al fer F3 us buscarà directament en aquest globus 

Si feu "Select" el punt d'accés quedarà lligat al registre, veureu a l'inici del camp la imatge d'uns binocles. També podeu cercar l'encapçalament a la segona pestanya "Headings from bibliographic records", on hi ha la resta d'encapçalaments utilitzats al CCUC.

Els encapçalaments amb una estrella son les formes valides i la resta son referències

Quan seleccioneu la forma que desitgeu, automàticament, us quedarà la forma correcta en el vostre registre bibliogràfic. 

Si no trobeu l'encapçalament pertinent i n'heu de crear un, vegeu la pauta d'Assignació de punts d'accés i creació de registres d'autoritats

650, 651, 655, 648

• Si useu la LEMAC per els vostres encapçalaments heu de posar $$2 Lemac i al fer F3 us buscarà directament en aquest globus 

Si feu "Select" el punt d'accés quedarà lligat al registre, veureu a l'inici del camp la imatge d'uns binocles. També podeu cercar l'encapçalament a la segona pestanya "Headings from bibliographic records", on hi ha la resta d'encapçalaments utilitzats al CCUC.

Els encapçalaments amb una estrella son les formes valides i la resta son referències

Quan seleccioneu la forma que desitgeu, automàticament, us quedarà la forma correcta en el vostre registre bibliogràfic. 

Si no trobeu l'encapçalament pertinent i n'heu de crear un, podeu crear una proposta de terme la Biblioteca de Catalunya seguint el manual Lemac apartat Noves propostes Lemac

En ultima instància si no podeu fer una proposta i el vostre encapçalament no està al globus Lemac, deixeu el vostre encapçalament amb un segon indicador 4 i sense $$2. 

• Si useu el tesaurus de la UB heu de posar $$2 Thub i validar contra aquest globus els vostres encapçalament.

6. REGLES DE NORMALITZACIÓ i MILLORA DE REGISTRES

Les regles de normalització es poden utilitzar per afegir, eliminar o substituir camps i subcamps en registres individuals o conjunts de registres.

Al CCUC podeu activar només les regles de normalització per millorar els registres bibliogràfics i d'autoritats  que trobareu activant l'opció "enhance the record" dins de l'"Editing action" 

S'obrirà un desplegable amb les diferents opcions. Podeu seleccionar les del grup:

• 0. MBib : Millora bibliogràfics
• 1. MAut : Millora autoritats

Per exemple la regla d'afegir automàticament el subcamp $$b a la 017 de dipòsit legal.  

7. REGISTRES EN ESPERA I ESBORRAR

En Espera

Per deixar registres sense publicar a la eina de descobriment i per tant "en espera"  podeu activar la ordre "suprimir de descubrimiento"

No activeu mai aquesta ordre si el registre té altres localitzacions que no siguin la vostra, i recordeu de desactivar-la quan ja doneu per definitiu el registre. Procureu no deixar molts registres ni molt temps en aquest estat ja que són registres que no poden ser aprofitats lliurament per altres catalogadors. Des del CSUC en farem un seguiment per vetllar que no quedin habitualment  "en espera" més d'un mes. 

Si un catalogador vol aprofitar un registre en aquest estat, li demanem que avisi a la institució que l'ha creat perquè pugui valorar si esborrar o no la seva localització. 

Podeu cercar tots els registres "en espera" amb una "cerca avançada" "etiqueta suprimida" igual a "si" 

Esborrar

• No esborreu mai registres del CCUC amb la opció "delete record". 
• Si només té la vostra localització a la 908 afegiu una etiqueta 906 i seleccioneu el text Esborrar. Periòdicament des de l'oficina del CSUC farem una llista de tots els registres amb aquesta etiqueta i esborrarem definitivament els registres del CCUC. 
• Si el registre te altres localitzacions esborreu la vostra localització a la 908, i si localment treballeu amb una IZ d'Alma heu de desvincular aquest registre fent una còpia a la vostra IZ. Vegeu el procediment explicat al punt 3.1.1 Desenllaçar un registre bibliogràfic de la NZ i esborrar-lo de la IZ 

-----------------

Juny 2021