1. Introducció

Un cop es creen, recopilen o es comencen a manipular dades i fitxers es poden desorganitzar ràpidament. Per estalviar temps i evitar errors, tant si es treballa de manera individual, com en equip, cal prendre una sèrie de decisions fonamentals sobre com s’organitzaran els fitxers (vegeu apartat 2), com s’anomenaran (vegeu apartat 3) i quin serà el control de versions (vegeu apartat 4) que s’aplicarà.  

Disposar d’unes convencions per a l’estructura i organització de les dades de recerca en millorarà la seva gestió i farà que les dades de recerca siguin consistents. A més a més, la inclusió de documentació permetran afegir context per a que l’investigador, l’equip o d’altres persones puguin entendre-les i reutilitzar-les a curt, mitjà i llarg termini. 

Actualment, moltes entitats de finançament requereixen elaborar un pla de gestió de dades on cal referenciar totes aquestes qüestions.  

2. Organitzar fitxers

Organitzar i guardar els fitxers correctament permet recuperar-los de manera eficient durant tot el procés d'investigació. Al mateix temps, implica un important  estalvi de temps i evita possibles problemes per pèrdues d'informació. A més, possibilita poder compartir immediatament la informació. 

Per això són importants les següents recomanacions: 

• Tots els documents, independentment del seu format i tipus, generats en un projecte d’investigació han d’arxivar-se en el mateix lloc, o com a mínim, han d’estar relacionats. 

• Trieu el lloc on gestionar i conservar els fitxers (serveis al núvol, servidors de la universitat, dispositius mòbils,...) segons el tipus de fitxer i el seu ús. No tots els llocs són adequats per a l’ús que es vol fer dels fitxers al llarg de la investigació. Encara que es treballi des de diferents localitzacions i dispositius, cal establir un únic lloc on arxivar tots els fitxers que es van generant al llarg del projecte i que aquest compleixi amb els requeriments de control, accés, seguretat i preservació necessaris. 
• A l’inici de la recerca, definiu una estructura lògica de carpetes i subcarpetes, per a que tots els membres del grup la sàpiguen utilitzar i consistent  per a que sigui útil al llarg del temps.  

No existeix un únic criteri de classificació o organització de carpetes, sinó que depèn de cada projecte: segons el tipus de contingut, les activitats, les etapes del projecte, etc. Trieu el que millor s’adapti al projecte, als seus objectius i necessitats i als procediments de treball que s’estableixin. 

Es recomana establir una estructura lògica i jeràrquica, de més general (nom o codi del projecte_any) a més concret, amb 3 o 4 sub-nivells, ampliables si necessari. Per exemple:   

• Podeu usar com a criteri de classificació, les funcions per a les que es creen els fitxers. Això és, un primer nivell per al nom del projecte; en un segon nivell, crear carpetes per agrupar els fitxers segons la seva finalitat d’ús (per a què s’ha creat el fitxer).   

• Una altra opció pot ser un primer nivell per al nom de projecte; en un segon nivell, diferenciar entre dades i documentació, i en els nivells següents, per tipus, i a continuació, per l’activitat a la que responen. 

Completeu el directori de carpetes establint convencions per anomenar carpetes, subcarpetes i fitxers. Els noms de les carpetes han de reflectir el contingut, no la persona u oficina que l’ha creat. 

• Gestioneu acuradament les diferents versions dels fitxers, seguint les recomanacions del punt 4. 
• Guardeu amb cura les dades originals (dades en brut o raw data) de la investigació. Per a això: 

• Creeu una carpeta exclusiva configurada com a “només lectura” per a les dades en brut. 

• Utilitzeu còpies de les dades originals per a treballar amb les dades i  evitar perdre informació. 
• Donat que els fitxers es poden anar actualitzant contínuament i des de diferents dispositius, creeu una carpeta anomenada “ fitxers màsters” per guardar els fitxers definitius. Els  fitxers en els que esteu treballant han de ser tractats com a còpies temporals. Sincronitzeu-los o actualitzeu aquests fitxers màsters periòdicament o després de cada canvi. 
• Periòdicament feu còpies de seguretat de la carpeta amb els fitxers màsters, en diferents localitzacions. 
• Assigneu metadades i elaboreu documentació explicativa sobre les dades, ja que resulta molt útil per poder entendre i interpretar-les, sense haver d’obrir cada fitxer. Aporta valor afegit: en facilita la gestió, permet  entendre el context en el que s’han generat les dades,   trobar-les i reutilitzar-les. Existeixen tres tipus de metadades i documentació: administratives, tècniques i descriptives, que expliquem en l’apartat corresponent. 

• Quan creeu un fitxer, utilitzeu formats estàndards per facilitar l’accés per part de tots els membres del projecte, la seva preservació i, posteriorment, la seva difusió i reutilització. Utilitzeu preferiblement formats oberts, no propietaris, compatibles amb diferents plataformes i àmpliament utilitzats. En el document x podeu trobar recomanacions sobre els formats.  

• Controleu la seguretat de la informació i l’accés a les carpetes i fitxers al llarg de tot el projecte, ja que és essencial per complir amb la legislació vigent sobre protecció de dades i drets d’autor. Cal establir qui, quan i com pot accedir a cada carpeta i/o fitxer. Per a això:  

• Acordeu en un document les condicions d’accés i ús per part de tots els membres del projecte. 

• Encripteu la carpeta, subcarpeta o fitxer, de manera que només els que coneguin el codi podran accedir-hi. 
• Establiu mesures de seguretat en el lloc on es guarden tots els fitxers: ús de programes antivirus i firewalls, xarxes segures, actualització continua de programaris, còpies de seguretat periòdiques i contrasenyes d’accés. 
• En el cas de compartir i publicar les dades, podeu trobar recomanacions sobre com anonimitzar les dades en el document x 

• Establiu quins fitxers heu de conservar a llarg termini i durant quant de temps. Això depèn de la finalitat del projecte i l’ús que se’n vol fer de les dades. Amb l’estructura de carpetes creada us serà més fàcil seleccionar els fitxers a conservar: la carpeta de “fitxers màsters” i la de “dades originals” les preservareu per a sempre. En canvi, els documents que siguin esborranys, duplicats per a ús individual o  fitxers temporals els podeu eliminar quan ja s’han actualitzat o han deixat de ser útils. 

3. Anomenar fitxers

• Anomeneu clarament els fitxers a partir d’elements com el nom o número del projecte, el nom del grup/unitat de recerca, el tipus de mesura, el tema, la data de creació, el número de versió, etc.  
• Els noms dels fitxers han de ser descriptius i breus, màxim 25 caràcters. També han de mostrar-ne la rellevància de cada document sense haver-los d’obrir. 
• No utilitzeu paraules com: esborrany, presentació o full de càlcul a l'inici dels noms de fitxers. 

• Utilitzeu noms/codis de més genèric a més específic ja que facilita una ordenació senzilla dins les carpetes.  
• Utilitzeu només caràcters dels conjunts A-Z, a-z, 0-9, guionet o guió baix.  Eviteu l’ús de caràcters especials com ara &% $ # : o bé ) 
• Si utilitzeu una numeració seqüencial, utilitzeu els zeros principals per garantir que els fitxers s’ordenin correctament: 0001, 0002 ... 1001, etc. enlloc de 1, 2 ... 1001, etc. 
• Assegureu-vos que els noms de fitxers són independents de la seva ubicació per evitar problemes si es mouen els fitxers. 
• En el cas de fotografies digitals i imatges escanejades, canvieu cada  número de fitxer generat pel sistema a noms més significatius. 

• Elaboreu un fitxer registre per explicar els elements codificats. Així tots els col·laboradors disposaran de la informació per establir els codis. 

Es crea una nova versió quan es produeixi un canvi en l’estructura, el contingut o l’estat del recurs. En el cas de dades de recerca, es pot crear una nova versió d'un conjunt de dades quan es torna a processar, es corregeix o s’afegeixen dades addicionals. El control de versions permet fer un seguiment dels canvis associats a dades ‘dinàmiques’ (que no són estàtiques al llarg del temps). 

La versió d’un fitxer es pot identificar mitjançant: 

• data registrada al nom del fitxer o dins del fitxer 
• numeració de versions al nom del fitxer (v1, v2, v3.3) 
• descripció de la versió al nom del fitxer o dins del fitxer (esborrany, final) 
• historial de fitxers, taula de control de versions o notes incloses en un fitxer, on es registren versions, dates, autors i detalls dels canvis al fitxer 

El control de versions també es fer mitjançant: 

• utilitzant programari de versions, per exemple Subversió (SVN) 
• utilitzar serveis de compartició de fitxers com Dropbox, Google Docs o Amazon S3