Per a ALMA, hi ha dos tipus d'usuaris:
- Usuaris interns: Són aquells que estan emmagatzemats dins la "base de dades" d'ExLibris. Allí hi ha el login i la password i són gestionats pel personal de la biblioteca. Aquests usuaris poden ser els mateixos que la institució tingui dins el seu sistema de gestió d'usuaris (LDAP, Directori Actiu, ....) però mai estaran sincronitzats automàticament amb els d'ALMA. La sincronització, si existeix, ha de ser manual
- Usuaris externs: Són usuaris que tenen la major part de la informació emmagatzemada dins la "base de dades" d'ExLibris, però aquesta informació s'actualitza periòdicament amb dades provinents dels LDAPs (o altres sistemes) de les institucions. Els camps que s'actualitzen, o millor dit es sincronitzen, són aquells en gris. La password d'aquests usuaris no s'emmagatzema dins la "base de dades" d'ExLibris, està dins el vostre LDAP. Per autenticar aquests usuaris cal establir la connexió entre ALMA i el LDAP de la institució.
1.- A tindre en compte:
| Usuaris Interns | Usuaris Extern | |
|---|---|---|
| Creació automàtica | No (programació d'APIs a banda) | Sí |
| Manteniment | Manual | Automàtic |
| Responsable de manteniment | Personal de la biblioteca | Responsables del LDAP institució |
| Límits | ExLibris estableix un nombre màxim | No hi ha nombre màxim |
2.- Funcionament de la sincronització d'usuaris externs:
Els usuaris externs es creen i mantenen de forma automàtica dins ALMA. Els responsables del manteniment i/o creació d'aquests usuaris és típicament el departament d'informàtica (TIC) de la universitat, qui gestiona els usuaris de tota la institució (altes, baixes, modificacions) des d'un altre sistema intern de la institució. De tots aquests usuaris, s'exporta periòdicament el sub-conjunt adequat a un fitxer XML. Cada usuari d'aquest fitxer s'identifica amb un paràmetre (identificador primário). Aquest fitxer es carrega a ALMA i, per cada usuari, es comprova si existeix, en cas afirmatiu s'actualitzen els camps en gris, si no, es crea un usuari nou.
Sub-conjunt adequat: Són aquells usuaris de la institució que han de tindre accés als serveis de la biblioteca (ALMA)
3.- Purga d'usuaris:
Hi ha dos camp en el registre d'usuaris que tenen relació amb la purga d'usuaris, expiry_date i purge_date:
Aquestes dates s'utilitzen per fer neteja i caducar usuaris. La definició concreta d'aquestes dates és:
- expiry_date: Data a partir de la que l'usuari deixa de ser actiu dins el sistema. No s'elimina cap contingut de l'usuari però no pot entrar al seu compte a través de PRIMO.
- purge_date: Data a partir de la que l'usuari és eliminat del sistema. No podrà entrar i les seves dades seran eliminades, però continuarà formant part de les estadístiques. És a dir, si durant la seva història ha fet 3 préstecs, aquests préstecs continuaran contant-se però no estaran relacionats amb l'usuari
Problemes que ens hem trobat:
- Usuaris interns: típicament els usuaris interns no tenen cap d'aquestes dates omplertes. És un error de procediment que s'hauria de corregir.
- Usuaris externs: Ambdues dates provenen del sistema intern de la institució (LDAP,...). La data d'expiració hauria de tindre relació amb la data de finalització d'estudis anual o de la carrera.
- Ex: L'estudiant XXX s'ha matriculat al setembre de l'any 2025 de 1er d'enginyeria (que acaba al Juny de 2026). L'expiration date d'aquest usuari hauria de ser 01/07/2026
- Ex2: Estudiant anterior, però es prefereix no donar-lo de baixa fins que finalitzi els 4anys. L'expiration date d'aquest usuari hauria de ser 01/07/2029
La data de purga d'usuaris externs és típicament un parell d'anys després d'acabar la carrega. Encara manté alguns permisos dins la institució: Mail, accés al campus online, ....