Flujo y métodos de compra

Este es el manual donde explica el proceso completo de compra en funcion de los tipos de adquision existentes en Alma: One-time, Continuous y Standing:

Sobre los Acquisition Methods que soporta Alma y que requerimientos obligatorios o no tiene cada uno  (vendor, fund, price...):

La mapping table donde se activan los distintos tipos de Acquistion Methods:

Empaquetado de ordenes de compra


Sobre la la opcion de Manual packaging de la orden de compra:

1.- Si se marca la opcion Manual Packaging en la POL entonces hay que realizar el empaquetado de la/s POL y su posterior envio (Order now) MANUAMENTE  desde el menu Acquisitions > Package. Es decir marcando esta opcion queda a cargo del staff realizar todo el proceso de empaquetado y envio manualmente.

2.- Si no se marca entonces se gestiona el empaquetado de forma automatica ya sea en ese momento o via el job nocturno:

  • Si se clica en 'Save and continue' en la POL, ésta se empaqueta automaticamente (estado 'Auto Packaging') y clicando en boton ORDER NOW se envia al provedor en ese mismo momento.
  • Si no se envia al proveedor, el job 'PO Line Package Job', que se ejecuta cada noche, las empaquetara agrupadas y las enviara al proveedor.

Este job se puede configurar indicando el max numero de POL que se pueden agrupar en un PO y tambien la frequencia con la que se ejecuta:


Los criterios de agrupacion de POL en una PO son distintos si se  el proceso se realiza manualmente o automaticamente (job). Estan explicados en este articulo:


Trabajar con ejemplares 


Este manual explica como abrir nuevos ejemplares, qué acciones se pueden aplicar sobre la lista de ejemplares, como reenlazarlos a otro RB, encuadernarlos, realizar cambios masivos...

Os dejo una presentacion con un ejemplo completo de Encuadernacion:


Trabajar con patrones de predicción


En este manual esta explicado como crear un holding con un patron de predicción a partir del que se crearan los ejemplares:

Este proceso se puede usar con o sin proceso de orden de compra de por medio y se puede customizar las plantillas de los patrones de prediccion:

También permite crear numeros adicionales al patrón de predicción:

Cómo realizar la recepcion de los números:

Teneis presentaciones y documentos mas especificos sobre como trabajar con patrones de prediccion en esta seccion del KC:



En este teneis ejemplos de patrones de prediccion:

Os dejo aqui un par de documentos mas detallados (con el paso a paso) sobre como abrir patrones de prediccion para revistas, crear la orden de compra y recepcionar los ejemplares.


Compra de ejemplares con varios volumenes

Hay un documento en el KC que explica como gestionar este tipo de compras:

Reclamaciones a proveedores

Se deben dar varias circustancias para que se envien las reclamaciones (es decir cuando el vendor no ha enviado el/los libros). Estas se envian de forma automatica cuando el tipo de compra es PURCHASE y SOLO si se dan las siguientes condiciones:

- El vendor tiene una direccion de correo asociada de tipo Claim
- Si la carta 'POLineClaimLetter' esta activada en la mapping table config > General > Letters  Activity
- Ha pasado un dia desde la fecha esperada de recepcion (+ periodo de gracia) y el material no se ha recibido
- Si el parametro 'auto_claim' y/o 'auto_claim_co' esta como true en Alma



  1. El parametro 'auto_claim' indica si se reclaman de forma automatica las PO 'One-time'.
  2. El parametro 'auto_claim_co' es el equivalente para las adquisiones de tipo 'Continuous'


En caso de gestionar las reclamaciones manualmente las reclamaciones se pueden realizar con el proveedor desde Alma usando la pestaña de Communications del proveedor o directamente la de la POL a reclamar:

Os dejo tambien una presentacion sobre Reclamaciones:

  • No labels