• Aquesta pauta NOMÉS és per les institucions que tenen un catàleg local en ALMA (IZ). Les altres institucions, per la catalogació de recursos electrònics,  heu de seguir els mateixos procediments que per altres tipus de material.
  • La UB, UPC i URL no activen cap BBDD ni llibre e- des del CSUC, és a dir, mantenen els portfolis a nivell local. 

Gestió de recursos electrònics trobats a la Community Zone (CZ)

Quan es compren recursos electrònics, siguin llibres, revistes o base de dades s'activen, (si es troben) en la CZ (Community zone). Aquesta feina la pot fer el CSUC per compres consorciades o la pròpia institució, per política pròpia o per compres individuals. 

Un cop activats en la CZ es crea automàticament en el catàleg un registre bibliogràfic més o menys complet i un porfoli associat. 

  • Per les revistes, després de l'activació a la CZ,  normalment totes les  institucions  han decidit aprofitar el registre de la CZ, el portfoli s'actualitzarà automàticament. El registre que estava creat en el CCUC anteriorment a ALMA, assegureu-vos que no tinguin cap portfoli local (mantenido por) per tal que el CSUC el pugui ocultar del PRIMO VE sempre que només tinguin institucions consorciades a la 908. 
  • Per els llibres i base de dades, algunes institucions han decidit, en alguns casos, ampliar els registres bibliogràfics provinent de la CZ, es recomana NOMÉS fer-ho afegint etiquetes locals ja que la resta d'etiquetes dels registres editats a la CZ poden ser reemplaçades quan el proveïdor millori els registres. En altres casos han decidit fer un relink (vegeu Vincular un portfoli a un registre bibliogràfic diferent) dels portofolis associats cap a un registre que ja existeix en el CCUC, ja sigui de nova creació o ja existent previ a la migració d'ALMA. 

Gestió de recursos electrònics NO trobats a la Community Zone (CZ) 

Quan s'adquireixen recursos electrònics que no estiguin a la CZ, els heu de catalogar en la NZ com qualsevol altre material.

Abans de començar comproveu si en el CCUC ja existeix el registre bibliogràfic que voleu catalogar: 

Trobeu el registre catalogat

    1. Afegiu la vostra localització a la 908 i creeu el portfoli corresponent (segons la vostra política de recursos electrònics, el portfoli pot estar a la vostra IZ o a la NZ per ser una compra consorciada de la que s'ocupa el CSUC), (vegeu procediment per crear un portfoli).
    2. No cal que afegiu cap 856 amb l’accés, però si existeix una 856 no l'esborreu

No trobeu cap registre catalogat

Catalogueu segons les pautes habituals, tenint en compte que: 

L'ús de les 856 és opcional, no es necessari quan teniu un portfoli associat PERÒ si el registre és de lliure accés i no creeu la 856 haureu de crear manualment l'etiqueta 506 - Nota de restriccions d'accés que sí que es obligatòria i es crea  automàticament en Alma al guardar un registre amb una etiqueta 856 40 $z Accés lliure i que no tingui cap  856 40 $z accés restringit 

El subcamp obligatori per la 506 és $f i $2

Ex:
506 0# $fUnrestricted online access $2star

Si trobeu registres amb aquesta etiqueta, no l'esborreu ja que serveix per tal que es visualitzi una icona informant d'aquesta condició en el Primo del CCUC. 

 

Ampliació de registres de la CZ. 

Podeu aprofitar el registre de la CZ sense copiar-lo a la NZ. Si ho considereu necessari i,  sobretot en els casos que el registre no tingui les etiquetes bàsiques necessàries per una correcta identificació (021/022, 1XX, 245, 264, 3XX), podeu millorar el registre seguint les indicacions per a millorar els registres de la CZ d’ExLibris resumides a continuació: 

  • Podeu afegir múltiples ISBN electrònics, preferiblement afegint el $q necessari per la seva correcta identificació
  • Podeu afegir en una 776 $z els ISBN del paper
  • Podeu afegir traduccions de títols a la 242
  • Si afegiu 6XX useu els indicadors i els $2 per identificar la font correctament
  • Es recomana afegir tantes 505, 520 com es vulgui
  • Es recomana fer us el $d de la 040 per indicar la institució que fa un canvi substancial al registre
  • No creeu cap 9XX local del CCUC ni la 856  

Heu de tenir en compte PERÒ que tenim pendent de resolució una incidència ja totes les modificacions que feu que no siguin camps locals poden desapareixer si s'actualitza el portfoli automàticament. 

Incidència amb Exlibris oberta pendent de resoldre's

Vincular un portfoli a un registre bibliogràfic diferent (Relink)

Per vincular el portfoli del registre bibliogràfic de la CZ al registre bibliogràfic del CCUC (NZ) visualitzeu els dos registres afectats, el registre d'origen del portfoli i el registre de destí del portfoli i seguiu els passos següents: 

  • Copieu el MMS ID del registre destí (registre de la NZ) 
  • Des de la vista del portfoli feu "reenlazar a otro registro bibliogràfico"

  • A la opció "Seleccionar de una lista" poseu aquí el MMS ID del registre de destí i premeu sobre la pantalla en groc on apareix el registre de destí. 

  • A la opció "Gestión de registros bibliogràficos sin inventario" es despleguen tres possibilitats, escolliu la que vulgueu tenint en compte que:  
    • "no hacer nada": manté el registre bibliogràfic origen sense el portfoli que hem mogut cap el registre de destí
    • "borrar registro bibliogràfico: desvincula el registre bibliogràfic (per tant desapareix de la vista de la IZ)  i mou el portfoli cap al registre de destí (opció preferent)
    • "ocultar registro bibliogràfico: oculta el registre bibliogràfic de PRIMO VE i mou el portfoli cap al registre de destí
  • "Confirmar" 
  • "Guardar"
  • Si el registre de la CZ queda sense portfolis, des del CSUC el desvincularem 


Heu de tenir en compte PERÒ, que tenim pendent de resolució una incidència, on s'ha detectat que en alguns casos el registre bibliogràfic de la CZ reemplaça el registre bibliogràfic de la NZ (procedent de la migració o creat de nou a Alma). Per tant, és recomanable que, si podeu, comproveu els canvis realitzats consultant l'informe següent que trobareu a l'opció: Recursos / Gestionar inventario / Tareas de actualización de la Zona de la Comunidad / (pestanya: TODOS) / filtrar per: Tipo de informe: "Registro bibliogràfico de portafolio actualizado".


Podeu exportar aquest informe a un Excel i ordenar-lo per "Nombre de la colección electrónica" per veure els registres bibliogràfics actualitzats a la Comunity Zone i revisar només aquells dels que sabem que hem fet relink. Vegeu la documentació d'Ex-libris amb l'explicació detallada d'aquest informe.

També pot ser útil la revisió dels informes: "Portafolio borrado del paquete auto-activo" i "Portafolio añadido del paquete auto-activo" per detectar baixes i altes als paquets subscrits.

Procediment per crear o vincular  un portfoli

Per afegir un portfoli a un registre bibliogràfic des de l'edició del registre bibliogràfic feu: 

  • "Añadir inventario" 
  • "Añadir portafolio"
  • Ompliu els camps necessaris, els més habituals són: 
    • de la "Información general": 
      • "Parte de una colección electrònica"
      • "Colección electrònica" per seleccionar la col·lecció adient
      • "Servicio" normalment es "full text". Aquest camp s'omple automàticament quan es selecciona la col·lecció 
    • "de la "información de inventario"
      • "URL" 
      • "Tipo de material electrònico"
    • de las "Notas"
      • "Nota pública" on afegirem la informació que vulguem que es vegi a l'OPAC, bàsicament hi farem constar la part de l'obra en el cas que el registre bibliogràfic descrigui més d'una part, per exemple: "Volum 2", Part C". 
  • Premeu "guardar y listo" 


Procediment per treure la vostra localització dels registres electrònics de la NZ.

Quan doneu de baixa un conjunt de registres electrònics de la vostra IZ, heu de tenir en compte que a la NZ cal actualitzar els registres també (treure les sigles de la 908 i 856). Per fer-ho, abans de desvincular els registres a la vostra IZ, compartiu un o diversos conjunts a la NZ segons:  

  • els títols en que cal esborrar la 856 sencera i les sigles a la 908


  • els títols en que cal esborrar les vostres sigles a 856 i 908


  • els títols on només s'hagi d'esborrar les sigles d'una 856 concreta (per exemple, que contingui "proquest")


  • si hi ha qualsevol altra casuística (ocultar registre sencer, etc)
  • en els casos on no s'hagin de mantenir les vostres sigles a la 908 i hagueu d’ocultar els registres bibliogràfics, primer compartiu el conjunt de registres a la NZ, notifiqueu-nos-ho perquè actualitzem els registres i posteriorment podeu desvincular-los de la NZ i esborrar-los localment.

Gestió dels reports d’altes i baixes de les compres consorciades des del CSUC

Baixes de revistes i llibres 

  1. El CSUC comprova els títols existents en el CCUC.
  2. Si el registre és de la CZ, el CSUC no farà res ja que els portfolis s’esborraran automàticament i els registres bibliogràfics quedaran orfes i s’esborraran automàticament. 
  3. Si el registre és del CCUC (NZ), el CSUC esborrarà només les sigles i/o l’etiqueta sencera 856 i 730 del paquet que es dona de baixa i a la 908 només per les institucions activades al porfoli del CSUC.
  4. Si el registre del CCUC (NZ) queda orfe, El CSUC amagarà el registre. 
  5. Si el registre te associat portfolis locals, el CSUC avisarà les institucions per tal que revisin la seva subscripció i actuïn en conseqüència.

Altes de revistes i llibres 

  1. Si són pocs títols, el CSUC comprovarà que els registres de la CZ compleixin els mínims i sinó els catalogarà de nou.
  2. Si són paquets nous: dependrà de les tres condicions: quantitat, qualitat i ús (a valorar cada vegada) .



-------------------------------

Maig 2023






  • No labels