Des de la tria de la documentació que s’ha de portar al GEPA, fins a l’emmagatzematge definitiu, heu de seguir una sèrie de tasques. De manera esquemàtica el repartiment queda de la següent manera:
- Institució d’origen: encaixat amb caixa GEPA, i creació del hòlding al CCUC amb la cerca del registre i anotació bàsica.
- GEPA: transport, creació del topogràfic, descripció del fons al registre, anotació del topogràfic al registre, emmagatzematge.
Ens centrarem amb les tasques a realitzar en la institució d’origen:
A. Transport de material a les institucions
El GEPA facilita a les institucions les caixes GEPA, les anses, els topalls, una plantilla pel tallatge de la documentació, i palets per a l’emmagatzematge de les caixes i el seu posterior transport.
B. Selecció del fons
La institució escull la documentació segons uns criteris per cada tipus de material.
Revistes
Deduplicació cooperativa
Tria dels documents conjunta segons:
- Títols més cost-efectius
- Necessitats i urgències de les institucions
- Escenaris de repartiment
Monografies
Deduplicació en origen
Tria dels documents segons:
- Àmbits temàtics
- Necessitats i urgències de les institucions
- Escenaris de repartiment
C. Processament físic
- Muntatge de les caixes GEPA.
- Tallatge de la documentació.
- Encaixat de la documentació.
- Emmagatzematge de la documentació per al seu transport al GEPA.
D. Processament tècnic
Cerca del registre al CCUC
Cerqueu al CCUC el número de registre (. NÚMERO DEL REGISTRO) del document a enviar al GEPA (p.e.: b12378720). Anoteu el registre en un llistat electrònic a trametre al GEPA, o a la portada del document (per a cada volum en les monografies, o per al primer fascicle en el cas de les revistes).
Creació bàsica del hòlding al CCUC
- Editeu el registre bibliogràfic per fer-hi constar la ubicació “m”, corresponent a magatzem GEPA. Recordeu que NO heu d'esborrar la vostra localització ni en el CCUC ni en els vostres catàlegs locals.
- Creeu el hòlding mitjançant una plantilla.
Seleccioneu l’opció “Sumario” de la barra d’eines, escolliu “Fondos” i associeu un nou fons. Seguidament es desplega l’opció d’escollir una plantilla de fons, trieu l’anomenada GEPA de la càrrega corresponent i ja podreu anar omplint les dades a mesura que les va demanant.
- Anoteu la informació bàsica.
La plantilla ja deixa acabat per defecte: capçalera, 008 i els camps fixos “Ubicación” i “Scodigo4”. En el primer ja queda indicada la localització GEPA, i el segon determina l’opció de no visualització a l’OPAC (es posarà en estat visible al finalitzar el hòlding al GEPA). Finalment, la plantilla demana omplir una primera etiqueta 866.
La informació a anotar en origen és:
$o Codi barres d’origen (només per a monografies). En el cas de ser necessari, és un camp repetible.
$p Procedència o propietat (amb les sigles de la institució)
$q Codi SEC (vegeu document tècnic)
$g GEPA (per defecte)
$n Codi identificatiu de la càrrega en curs (p.e.: “C3” per a la primera càrrega cooperativa del 2010, de revistes)
E. Concrecions i dubtes
- Obres multivolums:
Per a cada caixa, cada institució pot entrar una única línia 866, repetint el camp $o (codi de barres d'origen) si és necessari. Al GEPA es farà la descripció textual del fons al camp $a. En el cas de completar l'obra entre diverses institucions, cadascuna de les biblioteques crearà una línia 866 (dins el mateix registre de fons).
- Números monogràfics de publicacions en sèrie, catalogats com a parts components:
Per aquest i d'altres situacions similars, tractarem la documentació segons el tractament de tipus de material que s'hagi fet constar al registre bibliogràfic corresponent. De manera habitual, el tractament seria com a monografia.
- Documentació amb material d'acompanyament:
Plantejar el cas al GEPA, però de manera general es poden enviar a la mateixa càrrega que la documentació, i s'encaixa en caixes de la mida que pertoqui al material d'acompanyament (no a la mida de la documentació).
- Codi SEC:
Quin número posem a la lletra E (enquadernació), quan tenim alguns, o la meitat, o tres quartes parts enquadernades només? El codi parla de l'estat (qualitat) de l'enquadernació però no reflexa la quantitat. Si està enquadernat tocaria un E3, però com que no són tots els números ho considerem un E2 = enquadernat però enquadernació malmesa.
Com esbrinem la completesa del fons si no ho indica el catàleg local ni el CCUC? Cal buscar-ho a d'altres fonts? El codi SEC ha de fer referència a les característiques de la part del títol que s'aporta a cada càrrega, així per a la completesa s'analitza la presència o no de tots els fascicles d'aquella part.
- Fascicles que completen títols ja enviats:
Si apareixen fascicles que completen un títol ja enviat al GEPA es pot enviar al GEPA a través de la maleta del PI. En cas que el cos dels fascicles a enviar sigui considerable, serà millor fer la sol•licitud al GEPA per a l'enviament en una propera càrrega.