Es realitzarà la catalogació directa, és a dir en línia contra el CCUC, d'aquesta manera es redueixen les possibilitats d'introduir registres duplicats. Per tant, abans de començar qualsevol procediment comproveu si en el CCUC ja existeix el registre bibliogràfic que voleu catalogar.
1. EXISTÈNCIA DEL REGISTRE BIBLIOGRÀFIC EN EL CCUC
1.1. Dades bibliogràfiques
Vegeu el punt "Criteris per la modificació de dades" dins l'apartat Generalitats del material que esteu examinant.
1.2. Dades d'informació local
a) Per afegir la vostra localització
- Editeu l'etiqueta 908
- Afegir $$a i escriuré les sigles de la vostra institució
- Guardar registre
b) Per esborrar la vostra localització
- Editeu l'etiqueta 908
- Elimineu el $$a amb les vostres sigles
- Guardar registre
c) Si heu d'afegir un camp 917 o 918 (precatalogacions i CIP) us podeu trobar amb una d'aquestes tres casuístiques:
- El registre trobat ja té un camp 917 o 918 amb les sigles de la vostra institució. No feu res al CCUC i, si s'escau, aneu al vostre catàleg per afegir l'estat d'adquisició corresponent.
- El registre té les sigles de la vostra institució a l'etiqueta 908. No feu res al CCUC i, si s'escau, aneu al vostre catàleg per afegir l'estat d'adquisició corresponent.
- El registre no té cap informació local de la vostra institució. Afegiu les sigles de la vostra institució en els camps 917 o 918.
1.3. Precatalogacions
Si el registre que trobeu al CCUC és una precatalogació, afegiu els camps obligatoris si aplicables (OA) per deixar el registre a nivell 8 i consulteu el punt "Criteris per la modificació de dades" dins l'apartat Generalitats del material que esteu examinant.
2. NO EXISTÈNCIA DEL REGISTRE BIBLIOGRÀFIC: CREACIÓ D'UN NOU REGISTRE BIBLIOGRÀFIC
Recordeu que us heu de situar en el CCUC per crear registres nous.
2.1. Còpia de bases de dades externes
Podeu cercar a qualsevol de les bases de dades que trobareu en el menú Search&Browse>Search Resource que es desplegarà clicant el botó Search Cataloging Profile.
- Seleccioneu el catàleg que creieu convenient, i feu una cerca per trobar el document que voleu catalogar.
- “Search”
- Feu la cerca amb les dades que considereu. Sempre cercant per ISBN o ISSN pot ajudar per fer la cerca més ràpida.
- Per cercar per ISBN i ISSN no cal posar guions (excepte a la BNE que si els necessita).
- Seleccioneu el registre que us interessi i cliqueu "Import"
- El registre estarà en mode edició, feu les modificacions necessàries per adaptar el registre a les pautes del CCUC.
- Recordeu que cal tocar editar la data de la posició 00-05 de l'etiqueta 008. En la 940 ha de quedar indicat de quina base de dades s'ha copiat el registre.
- Si heu de traduir els termes usat a les 336/337/338 podeu consultar el document Correspondència dels termes acceptats per la 336/337/338: Terme anglès versus terme català
- Recordeu quins son els camps obligatoris que cal omplir segons les pautes del CCUC
- Quan guardeu el registre el sistema donarà un número de registre 001, i s'han de revisar les alertes que ens avisa el programa.
- Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
- Si tot és correcte i no necessiteu més el registre el podeu alliberar de l'editor de metadades.
Si no trobeu el registre cercat torneu a fer el mateix procediment seleccionant només Worldcat i feu una cerca el més concreta possible (per exemple per Número d'OCLC : 173864637).
2.2. Còpia dins el CCUC
Per aprofitar un registre ja existent en el CCUC:
- Cerqueu el document als índexs de cerca
- Editeu el registre "Edit record"
- A l'editor de metadades, aneu al menú “Record actions"” i seleccioneu “Duplicate record”
- Recordeu que esteu creant un registre nou i caldrà fer totes les modificacions que s'escaiguin, especialment eliminar totes les ubicacions (etiqueta 908) ja existents.
- L'editor sempre us marcarà amb New el registre nou que s'ha duplicat.
- Quan guardeu el registre el sistema donarà un número de registre 001, i s'han de revisar les alertes que ens avisa el programa.
- Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
- Si tot és correcte i no necessiteu més el registre el podeu alliberar de l'editor de metadades.
2.3. Catalogació original
Aneu a l'editor de metadades i seleccioneu l'opció “New” i dins d'aquí seleccioneu la plantilla més adequada segons el tipus de material pel document que esteu catalogant (recordeu que podeu configurar per veure les plantilles del CCUC)
A la plantilla trobareu tots els camps i subcamps, obligatoris i aplicables (OA), del nivell complet del CCUC. Només haureu d'omplir els que necessiteu, esborrar la resta (Control+F6) i guardar el registre.
Com omplir la plantilla
La introducció de dades a la plantilla es fa manualment i omplint les etiquetes corresponents. Al final de cada camp hi ha l'opció de "Field information" on podeu veure la informació d'aquella etiqueta al MARC21.
Hi ha alguns camps que tenen vocabulari controlat (336/337/338 i 908), només haureu de començar a escriuré i s'obrirà un desplegable amb les diferents opcions per triar.
La plantilla pot contenir camps buits (sense subcamps, espais ni cap dada) que el catalogador no necessiti omplir, motiu pel qual s’esborraran automàticament en el moment de guardar el registre. En canvi, si la plantilla conté algun valor o subcamp (amb o sense informació) que apareix per defecte al nou registre creat, aquest ha de ser modificat o esborrat manualment pel catalogador en cas que no s’avingui a les seves necessitats.
Podeu
- Quan guardeu el registre el sistema donarà un número de registre 001, i s'han de revisar les alertes que ens avisa el programa.
- Al guardar el registre, es posa en funcionament el control de duplicats, que s'explica en el punt 4.
- Si tot és correcte i no necessiteu més el registre el podeu alliberar de l'editor de metadades.
3. CÒPIA DEL CCUC AL CATÀLEG LOCAL
3.1 Institucions del CSUC
Cal definir on es vol guardar un registre bibliogràfic. Per fer-ho, des de “New” s’accedeix a “Placement options”, se selecciona la zona (NZ) i es guarda la tria. Aquest procediment s’aplica a registres bibliogràfic, plantilles i normes de catalogació i ho ha de configurar cada catalogador.
3.2 De CCUC a un catàleg local que permet exportar registres via z39.50
Connecteu-vos al CCUC via z39.50.
Si han d'especificar atributs per fer les cerques, aquests són els permesos:
- The following attributes are supported by Alma: Term (1016, 1017); Author (1, 1003, 1004); Subject (21); Title (4); ISBN (7); ISSN (8); Date (31); Identifier (12); OCLC Number (1211).
Cerqueu el registre (MMS ID) i exporteu-lo al vostre catàleg local. Després creeu els registres d'exemplar en el vostre catàleg.
3.3 De CCUC a un catàleg local sense opció d'exportar registres via z39.50
Creació de fitxers amb ISO 2709 amb el botó “Exportar” de Sierra per tal de carregar-los al catàleg local. (Josep)
3.4 Sense catàleg local
Creació d'exemplars al CCUC amb l'etiqueta 949.
4. CONTROL DE DUPLICATS
El control de duplicats es posa en funcionament quan es guarda un registre o seleccionant l'opció de "Find Matches" (Record actions).
Aquest control en el CCUC comprova principalment la coincidència dels números estàndards: 020 (ISBN) i 022 (ISSN). I a més a més, també la 024 (identificador estàndard ) i la 035 (Nombre de Control del Sistema).
Si el sistema detecta que l'ISBN o ISSN ja existeix, us avisarà si voleu veure el duplicat.
Caldrà dir que sí, revisar i editar el registre per evitar duplicitats.
- Si comproveu que esteu creant un duplicat, tanqueu el registre correcte, i el registre que esteu creant encara no s'ha guardat. Per tant, el podeu alliberar de l'editor de metadades "Record actions>Release Record".
- Si el registre que esteu creant no és un duplicat i és correcta la seva catalogació, podeu guardar el nou registre creat.
Si al revisar la duplicitats dels registres, guardeu el registre que no toca, podeu seguir el procediment del punt 9 d'aquesta pàgina.
5. VERIFICACIÓ D'ENCAPÇALAMENTS
És molt important que es verifiquin (copiïn) tots els punts d'accés d'un registre. La manera de fer-ho és:
Encapçalament nou
A l'hora de crear l'encapçalament, introduïu només una part i aneu a l'opció “Verificar Encapçalaments del Registre” del menú “Eines”, o feu Crtl+G, o cliqueu sobre el botó dret del vostre ratolí. El sistema us porta a la pantalla de cerca on podeu cercar l'encapçalament que voleu copiar. Seleccioneu-lo i confirmeu que voleu reemplaçar el que heu començat a introduïr per l'entrada que trobeu en l'índex del CCUC.
Encapçalament provinent de còpia
A l'hora de revisar l'encapçalament, situeu-vos sobre el camp i aneu a l'opció “Verificar Encapçalaments del Registre” del menú “Eines”, o feu Ctrl+G, o cliqueu sobre el botó dret del vostre ratolí. El sistema us porta a la pantalla de cerca on podeu cercar l'encapçalament que voleu copiar. Seleccioneu-lo i confirmeu que voleu reemplaçar el que teniu per l'entrada que trobeu en l'índex del CCUC.
En ambdós casos (encapçalament nou i provinent de còpia), tingueu en compte que si l'encapçalament existent a l'índex del CCUC té més d'un registre associat, heu de clicar sobre un dels títols perquè es desplegui l'opció de verificació.
6. MACROS
7. VISUALITZACIÓ PRIMO
Els registres bibliogràfics es poden visualitzar a PRIMO, que és la interfície que veuen els usuaris i que ens permet comprovar que tot estigui correcte després de catalogar un document.
Quan feu la cerca d'algun document als índexs de cerques a Alma, a la pàgina de resultats
A l’esquerra dels resultats es troben les “Facetas”, filtres que permeten limitar per tipologia de recurs, any de publicació, etc.:
8. REGLES DE NORMALITZACIÓ
Les regles de normalització es poden utilitzar per afegir, eliminar o substituir camps i subcamps en registres individuals o conjunts de registres.
Al CCUC podeu utilitzar regles de normalització per millorar els registres bibliogràfics i d'autoritats. Podeu cercar el registre a l'índex i modificar a l'editor de metadades. A "Editing Actions" hi ha l'opció de "Enhance the record".
S'obrirà un desplegable amb les diferents opcions. Podeu seleccionar les del grup:
- 0. MBib : Millora bibliogràfics
- 1. MAut : Millora autoritats
Per exemple la regla d'afegir automàticament el subcamp $$b a la 017 de dipòsit legal.
9. ESBORRAR REGISTRES
Al CCUC no es poden esborrar registres directament. Per esborrar registres bibliogràfics, s'ha de tenir en compte primer que el registre només tingui la vostra localització. Si hi ha més localitzacions i ja no teniu el document, només haureu d'eliminar la vostra localització al camp 908.
Si el registre només té la vostra localització, afegiu el camp 906 i seleccioneu Esborrar.
-----------------
Juny 2021
