Alma no permet copiar hòldings al GEPA, només exemplars. Quan volem enviar la col·lecció d’una publicació periòdica, primer hem de crear un exemplar fictici, que (DE MOMENT) seguirà una estructura de subcamps similar a les 866 dels antics registres de fons. Des del registre de la publicació en sèrie que es vol enviar al GEPA:
- Afegiu un exemplar al hòlding (amb codi de barres autogenerat o fictici).
- Al camp “ID de ubicación de almacenamiento” de la pestanya Información General poseu-hi el codi SEC.
- Aquest holding ha de tenir la localització autoritzada per executar el procés "Copiar ejemplar a la biblioteca servidor" per fer la còpia de l'exemplar al GEPA.
- OPCIONAL: Al camp Nota de estadísticas 1 de la pestanya Notas seleccioneu el valor GEPA-1 al desplegablePoseu l’exemplar a la ubicació temporal No disponible i retireu-lo del prestatge. Automàticament, queda ocult a l’OPAC i ja no es pot reservar.
- Al camp Nota interna 1, poseu la descripció del fons a enviar (compactada o sencera).
- La informació a traspassar al camp Nota interna 1 ha d'incloure (INFORMACIÓ ENCARA EN REVISIÓ):
- 866 (OBLIGATORI, CAL INICIAR EL CONTINGUT DE LA NOTA AMB "866")
- $$a (Obligatori): descripció del fons enviat.
- $$t (Opcional, en estudi): topogràfic (unívoc i inequívoc) fictici de la caixa, assignat per la institució.
- $$p (Obligatori): codi de la institució.
- $$q (Obligatori): codi SEC.
- $$n (Obligatori): codi de la càrrega.
- $$x Nota interna.
- $$z Nota pública.
- EXEMPLE: 866$$aVol.1 (1995)-Vol.4 (1999)$$t$$pUB$$qS4E3C3$$nC28
- 866 (OBLIGATORI, CAL INICIAR EL CONTINGUT DE LA NOTA AMB "866")
- IMPORTANT: en cas de posar més d'una línia 866, aquestes han d'anar separades per un "#".
- EXEMPLE: 866$$aVol.1 (1995)-Vol.4 (1999)$$t$$pUB$$qS4E3C3$$nC28#866$$aVol.5 (2000)-Vol.8 (2003)$$t$$pUB$$qS4E3C3$$nC28
- Una vegada creat l’exemplar, seguir els passos detallats al punt 4 per copiar l’exemplar al GEPA.
...