- Guardeu tots els documents d’un projecte en un mateix lloc, independentment del seu format i tipus, o com a mínim relacioneu-los.
- Trieu el lloc on gestionar i conservar els fitxers (serveis al núvol, servidors de la universitat, etc.) segons el tipus i l’ús que en fareu; no tots els llocs són adequats. Encara que treballeu des de diferents localitzacions i dispositius, establiu un únic lloc per arxivar-los tots i que aquest compleixi amb els requeriments de control, accés, seguretat i preservació necessaris.
- A l’inici de la recerca, definiu una estructura lògica de carpetes i subcarpetes per a que tots els membres del grup la utilitzin. No existeix un criteri únic d’organització de carpetes, dependrà del tipus, activitats i etapes del vostre projecte. Trieu el que millor s’adapti als vostres objectius i procediments de treball.
Es recomana una estructura jeràrquica de més general a més concreta, amb 3 o 4 sub-nivells ampliables si fos necessari. Per exemple: - Podeu usar com a criteri les funcions per a les que es creen els fitxers: això és, un primer nivell per al nom del projecte i en un segon nivell, carpetes que agrupen els fitxers segons la seva finalitat d’ús (per a què s’ha creat el fitxer).
- Una altra opció seria un primer nivell per al nom de projecte i en un segon nivell, diferenciar entre dades i documentació, i en els nivells següents, per tipus i activitats a les que responen.
Completeu el directori de carpetes establint convencions per anomenar carpetes, subcarpetes i fitxers. Els noms de les carpetes han de reflectir el contingut, no la persona o equip que l’ha creat. - Gestioneu acuradament les diferents versions dels fitxers, seguint les recomanacions del punt 4.
- Guardeu amb cura les dades originals (dades en brut o raw data) de la recerca:
- Creeu una carpeta exclusiva configurada com a “només lectura” per a les dades en brut.
- Utilitzeu còpies de les dades originals per treballar amb les dades i evitar perdre informació.
- Donat que els fitxers es poden actualitzar contínuament i des de diferents dispositius, creeu una carpeta anomenada “ fitxers màsters” per guardar els fitxers definitius. Els fitxers amb els que treballeu han de ser tractats com a còpies temporals. Sincronitzeu-los o actualitzeu els fitxers màsters periòdicament o després de cada canvi.
- Periòdicament feu còpies de seguretat de la carpeta amb els fitxers màsters, en diferents localitzacions.
- Assigneu metadades i elaboreu documentació explicativa sobre les dades, ja que resulta molt útil per poder entendre i interpretar-les sense haver d’obrir els fitxers. Fer-ho aporta valor afegit: en facilita la gestió, permet entendre el context en el que s’han generat les dades, trobar-les i reutilitzar-les. Existeixen tres tipus de metadades i documentació: administratives, tècniques i descriptives.
- Quan creeu un fitxer, utilitzeu formats estàndards per facilitar l’accés per part de tots els membres del projecte, la seva preservació i, posteriorment, la seva difusió i reutilització. Utilitzeu preferiblement formats oberts, no propietaris, compatibles amb diferents plataformes i àmpliament utilitzats. A la pàgina Recomanacions de Formats podeu ampliar aquesta informació.
- Controleu la seguretat de la informació i l’accés a les carpetes i fitxers al llarg de tot el projecte, ja que és essencial per complir amb la legislació vigent sobre protecció de dades i drets d’autor. Cal establir qui, quan i com pot accedir a cada carpeta i/o fitxer. Per això:
- Acordeu en un document les condicions d’accés i ús per part de tots els membres del projecte.
- Encripteu la carpeta, subcarpeta o fitxer, de manera que només els que coneguin el codi podran accedir-hi.
- Establiu mesures de seguretat en el lloc on es guarden tots els fitxers: ús de programes antivirus i firewalls, xarxes segures, actualització contínua de programaris, còpies de seguretat periòdiques i contrasenyes d’accés.
- Establiu quins fitxers heu de conservar a llarg termini i durant quant de temps. Això dependrà de la finalitat del projecte i l’ús que es vulgui fer de les dades. Amb l’estructura de carpetes creada us serà més fàcil seleccionar els fitxers a conservar: la carpeta de “fitxers màsters” i la de “dades originals” les preservareu per sempre. En canvi, els documents que siguin esborranys, duplicats per a ús individual o fitxers temporals els podeu eliminar quan ja estiguin actualitzats o deixin de ser útils.
Font: elaboració pròpia Font: https://www.ukdataservice.ac.uk/manage-data/format/organising |