1.1 Qui pot dipositar?

• Per dipositar i publicar un conjunt de dades, almenys un/a dels autors/es del conjunt de dades ha d’estar afiliat/da a la universitat o centre de recerca  en el moment de l’obtenció i/o generació de les dades. En el cas que cap autor/a estigui afiliat/da, també s’acceptaran aquells conjunts de dades d’autors/es que tinguin l’autorització de la institució. 
• En el cas que el personal investigador deixi la institució però necessiti fer una nova versió d’un conjunt de dades ja dipositat al repositori, es permetrà amb el vistiplau de la interlocució tècnica de la institució.
• Es demana que almenys un/a dels/les autors/es disposi d’un identificador únic, com és l’ORCID, i que s’inclogui aquesta informació a les metadades.
• La publicació al repositori requerirà de la validació de la interlocució tècnica de la institució segons les necessitats o funcionament de l’entitat responsable de les dades (universitat o centre de recerca). 
• Recau en l’autor/a informar a l’investigador/a principal i/o director/a del projecte de recerca i tenir-ne el seu vistiplau previ. De la mateixa manera, els/les doctorands/es seguiran els procediments de la seva institució. 
• Les institucions podran aprovar casos excepcionals on hi hagi un lliurament col·lectiu de la pròpia institució o d'una de les seves unitats on no s'hagi de consignar autories individuals. Tot i així caldrà indicar a les metadades el nom d'una persona com a dipositant i contacte del conjunt de dades.

1.2 Què es permet dipositar?

• Es permet el dipòsit i publicació de dades de recerca. S’entén per dades de recerca, l’evidència no teòrica que fonamenta les conclusions derivades d’un treball d’investigació i que es pot utilitzar per validar aquestes conclusions. Es pot tractar d’informació quantitativa o qualitativa recollida durant el desenvolupament d’una investigació mitjançant l’experimentació, l’observació, el modelatge, l’entrevista, informacions extretes d’altres fonts (de les quals es poden retenir els drets) o d’altres mètodes. Les dades poden ser primàries o derivades de dades primàries.
• Qualsevol format de fitxer és acceptat. No obstant això, s’aconsella proporcionar dades en formats no propietaris per tal d’assegurar un ús més ampli i per raons de sostenibilitat a llarg termini. Es recomanen i preserven els formats indicats a la taula: “Formats recomanats i acceptats”. 

1.3 Què no es permet dipositar?

Els sistemes de gestió de la recerca (CRIS) són els encarregats d'incloure la informació dels conjunts de dades fets a la institució, independentment d'on s'hagin dipositat. El Portal de la Recerca de Catalunya es nodreix de la informació proporcionada pels sistemes CRIS de les diferents institucions que hi participen i és, per tant, l'instrument que fa de catàleg dels conjunts de dades del sistema de recerca de Catalunya.

• Conjunt de dades que no compleixen amb els requisits del 1.4 d’aquest reglament i dels quals només es vol disposar de la informació de les metadades per tal de tenir-ne constància.

1.4 Què ha de contenir un conjunt de dades?

• Un conjunt de dades ha d'incloure els fitxers que contenen les dades, les metadades associades, la documentació descriptiva, els drets i la llicència d’ús.
  • La tipologia de dades i formats que han de contenir els fitxers es troba descrita en l'apartat 1.2 del Reglament.
  • S’han d’introduir les metadades mínimes obligatòries seguint les directrius establertes.
  • La documentació descriptiva mínima obligatòria és un fitxer de text pla (README) que descriu el contingut del conjunt de dades.
  • La llicència ha de seguir els requeriments descrits a l’apartat 2 del Reglament.
• Cada conjunt de dades ha de tenir, com a mínim, un contacte designat per tal de garantir, almenys durant el període establert de preservació, qualsevol petició relacionada amb el mateix.

1.5 Mida dels conjunt de dades

• Es permet el dipòsit de conjunts de dades fins a 500 GB o menys de 5000 fitxers per defecte.
• Malgrat aquest límit, s'admetran conjunts de dades de mida més gran que tinguin una petició expressa signada per part de la universitat pel vicerectorat de recerca de la universitat, o qui delegui, o per part dels centres de recerca per la direcció científica, o qui faci les seves funcions; així com, el vistiplau de la Direcció General del CSUC seguint el “Procediment per dipositar datasets de més de 500GB i/o 5.000 fitxers”.

Quan es publica un conjunt de dades a l'RDR, cal definir una llicència per tal d’informar als usuaris de les condicions de reutilització de les dades. Es recomana l’ús de les llicències Creative Commons (CC) CC0 i CC-BY seguint el lema de la Unió Europea "Tan obert com sigui possible i tan tancat com sigui necessari" per millorar el descobriment, la comprensió i la reutilització de les dades de recerca.  

• La persona que fa el dipòsit ha de seleccionar una llicència d’una llista predefinida. RDR ofereix una gamma completa de llicències Creative Commons, adoptant la CC0 (Creative Commons Zero) com a llicència definida per defecte. 
• La persona que fa el dipòsit pot definir una llicència diferent a les Creative Commons, seleccionant “Custom Dataset Terms”. En aquest cas, cal que descrigui les condicions d’ús de les dades, segons la llicència escollida.
  • Es poden utilitzar llicències específiques per dades de recerca i bases de dades, com les que ofereix Open Data Commons: ODC-BY, ODbL i PDDL.
  • També es poden aplicar llicències específiques per a programari, aprovades per la Open Source Iniciative (OSI): GNU General Public Licenses, European Union Public License i MIT license, entre altres. 
• Les metadades dels conjunt de dades publicats a l'RDR estan accessibles mitjançant el protocol OAI-PMH i subjectes a la llicència CC0. 

• Dades en obert. No hi ha restriccions en el seu accés, cosa que permet que qualsevol persona pugui veure-les i descarregar-les. Aquesta és la opció més adequada per publicar dades que no són confidencials, sensibles, comercials o amb altres restriccions legals.
• Dades embargades. Hi ha restriccions temporals en el seu accés. Aquest embargament podrà aplicar-se a la totalitat o part del conjunt de dades, perquè no siguin accessibles durant un termini màxim de dos anys. Tot i així, les metadades del conjunt de dades sempre seran visibles. 
• Dades restringides. Hi ha restriccions en el seu accés. La persona investigadora i/o institució pot considerar restringir les dades de recerca sempre que sigui per raons de copyright, temes ètics o de confidencialitat. Cal subratllar que el principi bàsic de les dades de la investigació finançada amb fons públics és que les dades han de ser tan accessibles com sigui possible i estar tan protegides com sigui necessari. Tot i així, les metadades del conjunt de dades sempre seran visibles. 

Per retirar un conjunt de dades publicat al repositori cal donar-lo de baixa. Això suposarà que deixarà de ser accessible, però es podrà consultar, per mitjà del DOI, la citació del conjunt de dades i el motiu pel qual s’ha donat de baixa. En cap cas, es podrà eliminar el DOI, ja que és un identificador registrat a DataCite i ha de ser permanent en el temps. 

• No es permet eliminar un conjunt de dades publicat però es pot donar de baixa. Aquesta acció només ha de produir-se si hi ha una raó legal i/o vàlida.  
• Per donar de baixa un conjunt de dades cal posar-se en contacte amb la persona responsable de la instància indicant-ne els motius. La institució, seguint les seves pròpies consideracions, farà efectiva o no la baixa. 
• Els conjunt de dades en esborrany que faci més de 12 mesos que es troben dipositats al repositori entraran en procés de revisió amb l’objectiu final de publicar-se o eliminar-se. A partir d’aquesta data, es contactarà amb qui consti a l’apartat de contacte del registre per valorar l’estat del conjunt de dades i dur a terme l’acció pertinent.

RDR no accepta actualment: 

• Dades personals. Les dades de caràcter personal que identifiquen o poden identificar persones concretes de manera directa o indirecta no es poden introduir al RDR.  Aquestes dades necessiten una especial protecció i normes específiques per evitar els riscos derivats del seu tractament. Les dades de caràcter personal que estiguin anonimitzades sí que s'hi poden dipositar.