L'estructura dels registres es basa en els camps variables i els camps fixos de MARC 21, i els camps fixos de Millennium.

Els camps fixos de Millennium s'han d'omplir tots obligatòriament:

• Alguns els genera el sistema automàticament, com “Última actualización”, “Revisiones”…

• Altres es corresponen a un valor de camp fix MARC 21 com “Idioma” o “País” i es codifiquen dues vegades, tant al camp fix de MARC 21 com al camp fix de Millennium en qüestió.

• La resta de camps de Millennium es detallen a continuació:

Codi identificatiu de cada institució

Per afegir una ubicació

• Editeu el camp (doble clic sobre el camp fix o si useu plantilles el sistema ja us el demanarà)

• “Añadir ubicación”

• Si sabeu el codi, poseu-lo (vegeu relació de codis a continuació). El camp canviarà a “multi” si ja existia una ubicació

• Si no el sabeu, feu doble clic perquè aparegui el desplegable amb el llistat d'ubicacions, seleccioneu la vostra ubicació i cliqueu “ok”.

Per esborrar una ubicació

• Feu doble clic sobre el camp fix

• Seleccioneu la ubicació que voleu eliminar

• “Eliminar ubicación”

• “Ok”

Codis d'ubicació:

Correspon als tipus de material pautats en el CCUC i n'hi ha 24.

Tant per escollir una plantilla a l'hora de crear un registre nou, com per assignar correctament el codi de Tipo mater, quan copieu de bases de dades externes o del propi CCUC, heu de seguir la taula de tipus de material, que funciona de la següent manera:

Primer pas (vegeu les columnes 1-5)

Determineu els valors a les posicions 6 i 7 de la capçalera (CAP 06 = Tipo reg i CAP 07 = Bib levl) i els valors de la 008.

Segon pas (vegeu les columnes 6-8)

Segons els valors assignats al primer pas, ja veureu quin tipus de material heu d'escollir, quin codi de Millennium li correspon, i el número de plantilla de catalogació, que caldrà triar.

Equivalències de la taula amb els camps fixos de Millennium

• CAP 06 = Tipo reg

• CAP 07 = Bib levl

• 007 01 = Catg Mat

• 007 02 = Espe Mat

• 008 24 (llibres) = Conteni1

• 008 33 (material visual) = Tipo Mat

Exemples

A l'hora de catalogar una tesi en paper, tindreu:

CAP 06 = t (manuscrit) + CAP 07 = m (monografia) + 008/24 = m (tesi)

Per tant, seguint la taula, el tipus de material serà Tesi, TFC i PFC (plantilla 12), i no serà tipus de material Manuscrit (plantilla 32).

A l'hora de catalogar un llibre en CD, tindreu:

CAP 06 = a (material textual) + CAP 07 = m (monografia)

Per tant, seguint la taula, el tipus de material serà Llibre (plantilla 10). Opcionalment es pot especificar que es tracta d'un CD en una 007.

Taula d'assignació de tipus de material

Data de catalogació del registre. Introduïnt la lletra “t” de today, es genera per defecte la data del dia.

Els valors establerts tenen usos molt diversos. És important tenir en compte que els codis d'aquesta posició són excloents.

En el CCUC es fan servir els quatre grups de codis següents:

a) La funcionalitat dels tres codis d'aquest grup és que el registre no es veu a l'OPAC.

• Wait ( n ): Empreu aquest codi per marcar registres que voleu deixar en espera fins donar-los el vist-i-plau definitiu. En el CCUC podeu deixar els registres en aquest estat com a màxim una setmana.

• Review ( r ): Empreu aquest codi per marcar registres que alguna altra persona us ha de revisar. En el CCUC podeu deixar els registres en aquest estat com a màxim una setmana.

• Borrar ( d ): Empreu aquest codi per marcar registres que voleu esborrar. Es farà periòdicament des de l'oficina del CBUC.

b) Un altre grup de codis són els filtres o “scopes” de Millennium:

• Texto completo ( e ): Cal omplir-lo quan el registre té una etiqueta 856 40 o 856 41 Localització i accés electrònic.

• Patrimonio bib. ( p ): Ompliu-lo en el cas que la data de publicació (260 $c) del registre sigui anterior a 1915.

• Patrimonio 856 ( a ): Ompliu-lo quan s'acompleixin els dos casos anteriors, és a dir, que el registre tingui una etiqueta 856 40 o 856 41 i la data de publicació (260 $c) sigui anterior a 1915.

Cal tenir present que, per exemple, no es podrà tenir mai en WAIT (codi n) un registre de patrimoni bibliogràfic (codi p), ja que els valors són excloents.

c) Si no empreu cap d'aquest codis, utilitzeu els guionets

• — ( - )

d) El darrer codi l'usarem per indicar els registres duplicats, segons la pauta 1-70 Resolució de duplicats en el CCUC http://pautes.cbuc.cat/ccuc1-70.

• Inactivo ( c )

Cal tenir en compte que totes les etiquetes MARC van precedides per una etiqueta de grup identificada amb una inicial:

Per tant, quan s’activa el botó “Inserir” per introduir una nova etiqueta, apareix una finestra amb un menú amb els diferents grups de camp per tal de poder seleccionar el grup a què correspon l’etiqueta MARC que es vol introduir o, alternativament, posar la lletra inicial corresponent (a – autor, t – títol, …).

Quan s’entra la inicial d’un grup de camp que només conté una etiqueta MARC, aquesta s’introdueix automàticament a la casella corresponent. En els casos en què el grup de camp conté més d’una etiqueta MARC, el sistema introdueix automàticament una etiqueta concreta (100, 245, 500, 700, 830 i 008), la qual ha de ser modificada manualment si no és la que ens interessa.

Per desplaçar-nos de les casella de grup de camp a la casella de l’etiqueta MARC, així com al camp corresponent, podem utilitzar el tabulador.

Amb l'objectiu d'assegurar la creació de registres bibliogràfics útils i rendibles per a la totalitat de les institucions consorciades, el CCUC ha establert quatre nivells de codificació diferents:

Per a cadascun d'ells s'ha definit:

a) quin és el tipus de material que s'ha de catalogar (en funció de la seva modalitat d'adquisició i del seu interès per a la investigació)

b) quins són els elements mínims que han de donar-se en el registre bibliogràfic corresponent (tots els elements obligatoris més aquells elements obligatoris si són aplicables)

Els registres bibliogràfics resultants es caracteritzen per:

a) estar cadascun dels seus elements mínims regits per la normativa catalogràfica acceptada pels membres del CCUC (vegeu 0-10), i els aspectes d'aquesta normativa interpretats a les Pautes de catalogació en el CCUC

b) ser registres dinàmics, és a dir, registres que poden ser enriquits en qualsevol moment (i si s'escau, modificat el seu nivell de codificació) per qualsevol de les institucions consorciades afegint nous camps o punts d'accés, afegint o ampliant notes, etc.

c) incloure un mínim de dades establert, ja que els registres bibliogràfics creats amb menys elements que els definits per al nivell mínim de catalogació no poden ser introduïts en el CCUC